Уведомление об изменении цен на услуги: Важная информация для клиентов

Обработка отправляет уведомления на электронную почту и в телеграм-бот для товаров с измененными ценами.

Установка занимает всего несколько минут.

Конфигурация базы остается неизменной и защищенной.

Бессрочная лицензия (первые 3 месяца бесплатно).

Обработка оперативно уведомляет пользователей о изменениях цен на товары.

После установки обработки появятся две команды. Первая служит для настройки отправки уведомлений.

В верхней части формы настроек находится таблица, где указываются все получатели уведомлений.

Для отправки уведомлений на почту ставим галочку и выбираем получателя из списка пользователей базы. Для уведомлений в телеграм указываем токен и идентификатор чата телеграм-бота.

В таблице настроек для каждой строки указываем виды цен, по которым нужно отслеживать изменения (если виды цен не указаны, отслеживаются все).

Также указываем период анализа изменений цен, заполняя количество дней и/или часов.

Для отправки почтовых уведомлений указываем учетную запись для отправки писем.

Вторая команда используется для непосредственной отправки уведомлений.

В результате пользователи получают таблицу с изменениями цен.

Для автоматической отправки уведомлений можно настроить расписание.

Управление торговлей 11.4 и 11.5
Управление нашей фирмой 1.6
Управление нашей фирмой 3.0
Комплексная автоматизация 2.4 и 2.5
Розница 2.2 и 2.3
Управление предприятием ERP 2.4 и 2.5
Управление торговлей 3 (Казахстан)
Комплексная автоматизация 2.4 (Казахстан)
Управление торговлей 3 (Беларусь)
Комплексная автоматизация 2.4 (Беларусь)
BAS ERP (Украина)
BAS Комплексное управление предприятием 2 (Украина)
BAS Управление торговлей 3 (Украина)

Как составить письмо о повышении цен: образец и рекомендации

Частнопрактикующий юрист по гражданскому и налоговому праву советует использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадров от Главбух Ассистент.

О изменениях цен на товары или услуги следует уведомлять клиентов и партнеров заблаговременно. В статье рассказано, как правильно составить письмо о повышении цен.

Причины изменения ценовой политики

Цена является одним из ключевых условий договора. Согласно гражданскому законодательству, цену можно менять после заключения договора, если это предусмотрено законом или самим договором.

Если вы решили повысить цены и хотите уведомить контрагентов, опытные юристы из Главбух Ассистент помогут подобрать нужные формулировки. Они учтут эту возможность при составлении договоров и проанализируют существующие контракты. Получите консультацию: просто перейдите на сайт и закажите обратный звонок.

Стоимость продукции зависит от себестоимости или уровня затрат (ст. 485 ГК РФ). Затраты компании могут расти из-за различных внешних и внутренних причин. К внешним факторам относятся:

инфляция;
повышение цен на сырье и материалы;
рост затрат на логистику;
ослабление рубля по сравнению с укреплением доллара и евро;
новые подходы государственного регулирования;
увеличение затрат на аренду и коммунальные услуги.

Внутренние причины обусловлены спецификой производства. Например, при мелкосерийном производстве себестоимость высокая из-за значительных затрат на оплату труда специалистов. Массовое производство позволяет снижать издержки благодаря технологическим процессам.

Компания обязана уведомить партнеров об изменении тарифов. Самый простой способ — отправить письмо о повышении цен. Это уведомление имеет важное юридическое значение. Если компания поднимет цены, но не отправит письмо клиенту, тот может обратиться в суд с иском о неправомерном завышении стоимости.

Важно! Нельзя повышать цену за продукцию, которую покупатель уже оплатил. Если клиент оплатил часть товара, в письме следует указать, что повышение цены касается оставшейся части. Поднять цену на отгруженный, но еще не оплаченный товар можно. При этом необходимо немедленно выставить счет-фактуру с корректировкой.

Например, ООО «КерамикПлюс» с октября по март поставляло ООО «АльянсИнвест» керамогранит по цене 8 000 руб./кв. м. В связи с подорожанием сырья «КерамикПлюс» с апреля увеличил цену до 9 000 руб./кв. м. Счета-фактуры за апрельскую поставку были выставлены по новым ценам. Однако «АльянсИнвест» оплатил апрельскую партию еще в марте. Соответственно, он имеет право получить товар по старой цене. Если «КерамикПлюс» будет требовать доплаты за эту партию, покупатель легко оспорит такое требование в суде.

Как написать деловое письмо
Как составить эффективное письмо-просьбу
Как составить гарантийное письмо для должника
Деловой этикет: принципы, правила, примеры

В условиях санкций важно сократить расходы для сохранения бизнеса. Доверьте бухгалтерию экспертам Главбух Ассистент: аутсорсинг заменит вам бухгалтера, юриста и кадровика.

Как составить письмо о повышении цен

Унифицированной формы письма не существует: шаблон разрабатывается компанией. Общими ориентиром для составления текста являются ГОСТ 7.0.97-2016 и правила деловой переписки.

Структура письма должна включать:

наименование и реквизиты организации;
основную часть;
печать (если используется) и подпись руководителя.

Советуем прочитать: Как оплатить коммунальные услуги через Сбербанк

Лучше всего составить письмо на фирменном бланке с указанием ИНН, КПП, ОГРН, наименованием и логотипом организации.

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
«Выручку все равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают

В основной части письма об изменении цены на продукцию нужно указать:

причины роста цен: подробно распишите их, чтобы партнер понял ситуацию и письмо не выглядело простой отпиской;
насколько выросли цены в процентном соотношении;
с какого числа вступают в силу изменения в ценовой политике;
до какой даты клиент может получить товар или услугу по старой цене (если возможно);
предусмотрены ли бонусы для партнера для смягчения последствий изменения соглашения.

Приложите обновленный прайс или укажите новые цены в тексте письма, если изменения касаются только нескольких позиций.

Рассчитайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент. Сэкономьте на бухгалтере и налогах.

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга в Главбух Ассистент начинается от 18 720 руб. в месяц. За эти деньги вы получаете команду сертифицированных специалистов, включая главного бухгалтера, кадровика и юриста. Вам обеспечат надежное ведение бухгалтерии:

Правильный расчет налогов
Своевременная подготовка и подача отчетности
Начисление зарплат и налогов для сотрудников любой сложности
Оптимизация налогов для минимизации выплат
Ответы на запросы и требования ИФНС и фондов
Предотвращение риска проверок и помощь в их прохождении
Контроль расчетов с контрагентами
Подготовка и получение качественных первичных документов
Консультации по сложным сделкам и операциям
Обеспечение бесперебойной работы с банками
Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
Регистрация ООО и ИП для новых бизнес-направлений

Рассчитайте сами стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и свою экономию при переходе на аутсорсинг.

Доверьте составление договоров специалистам: они учтут ваши интересы. Эксперты также займутся бухгалтерским учетом, подготовкой отчетности, взаимодействием с банками, налоговиками и фондами. Изучите тарифы и выберите подходящий.

Зарегистрируйте документ как исходящую корреспонденцию и отправьте его с уведомлением о вручении. Для надежности можно передать письмо клиенту или его представителю лично. В этом случае подготовьте два экземпляра: один отдайте покупателю, а второй — с его подписью о получении — сохраните.

С чего начать

Никто не любит плохие новости, поэтому будьте готовы к негативной реакции: независимо от того, насколько мягко вы сообщите о переменах, клиентам это не понравится. Если же никто не возмущается, вероятно, ваша цена до сих пор была слишком низкой.

Перед объявлением о повышении важно синхронизировать команды продаж и обслуживания клиентов. Оба отдела должны согласовать объяснения: насколько выросла цена и почему это произошло. Тогда клиент получит единую информацию от торгового представителя и службы поддержки.

Лучший подход — заверить покупателей, что вы вынуждены повысить цену, чтобы сохранить качество. Клиенты не хотят, чтобы любимый продукт становился хуже, поэтому поймут вас.

Когда вы донесете ценность своих товаров и объясните причины, вынуждающие поднять цены, клиенты отнесутся к этому спокойнее.

Советуем прочитать: Категории предназначения МВД / должностные таблицы

Как смягчить удар

Если вы не знаете, как начать разговор, вот несколько рекомендаций.

Представьте, что цена на любимый сервис возросла без вашего ведома или согласия. Вы бы сильно разозлились, верно? Поэтому важно уведомить каждого клиента о повышении цен.

Обычно цены растут, чтобы соответствовать высоким стандартам качества. Для обеспечения необходимых процессов иногда приходится повышать цену. Важно донести это до ваших клиентов.

Сохранение качества — важная причина, но есть и другие. Возможно, цена повысилась из-за роста стоимости сырья или увеличения числа сотрудников? Расскажите об этом клиентам — обоснование повышения цены поможет сохранить их доверие.

Убедитесь, что вся команда знает о переменах

Ваши сотрудники могут попасть в неловкую ситуацию, если случайно назовут клиенту неправильную цену. Важно донести до них все детали: насколько изменится стоимость, почему произошел рост цен, какие изменения произойдут в процессах. Тогда у представителей вашей компании будет единое понимание вопроса.

Позвольте клиентам обращаться с дополнительными вопросами

Убедитесь, что клиенты получат всю необходимую информацию. Если нет — они могут разочароваться и уйти к конкурентам. Убедите покупателей, что они всегда могут обратиться к любому сотруднику компании с любыми вопросами или проблемами, связанными с ростом цен.

Шаблон письма о повышении цены

Отправьте каждому клиенту персонализированное письмо о повышении цен. Если вам сложно сформулировать мысли, взгляните на пример ниже. Возможно, он поможет сообщить неприятную новость.

Мы вынуждены сообщить, что с [дата] цена на [продукт] увеличится с [старая цена] до [новая цена].

С [дата или обстоятельство] у [название компании] постоянно росли расходы на [что конкретно?]. Это повлияло на стоимость [товара/услуги]. Повышение цены поможет нам сохранить прежнее качество [продукта/услуги].

Если у вас есть вопросы, свяжитесь с [менеджер и его контакты].

Обратите внимание: в письме должна быть указана точная дата, когда изменения вступят в силу, старая и новая цена, чтобы клиент увидел разницу, и причина повышения.

Не забывайте использовать тот же tone of voice, который вы использовали с клиентами ранее. Для B2B-сектора характерен формальный тон и деловая лексика, тогда как для B2C-сегмента — более дружественный стиль. Шаблон — это лишь основа, обязательно адаптируйте его под свои нужды.

Дарим гайд от CRM-стратега: CJM за 10 шагов.

Подпишитесь, чтобы получить его. Мы будем присылать только полезные материалы про digital раз в месяц.

Еще несколько советов

Клиенты не должны гадать или догадываться о смысле вашего сообщения. Поставьте важную информацию в начало и четко обозначьте, какие будут новые цены и когда они вступят в силу. Опишите шаги, которые могут предпринять клиенты до изменения цены. Объясните, какие у них есть варианты и где можно получить дополнительную информацию.

Язык, которым вы пользуетесь для общения, может быть формальным, но не должен казаться холодным. Клиентам важно ощущать, что вы их цените и видите в них не просто источник дохода. Когда пишете письмо, поставьте себя на их место и подумайте: как бы вы хотели получить такую новость? И, конечно, не забудьте поблагодарить их за поддержку.

Посмотрите на пример письма ниже. Кажется, что бренд пытается спрятаться за сложными фразами и придать причинам повышения цен большую значимость.

Читатель быстрее закроет это сообщение, чем поймет его суть. Будьте проще! Представьте, что вы сообщаете неприятную новость другу, тогда подобрать нужные слова будет легче.

Компании постоянно повышают цены, и это совершенно нормальный аспект бизнеса. Извинения не только заставят читателя усомниться в правильности вашего решения, но и создадут ненужную неловкость. Ваш продукт имеет свою ценность, и вы должны получать за это справедливое вознаграждение.

Имейл может попасть в спам, а пуш-уведомление можно случайно удалить, не прочитав. Поэтому рекомендуется отправить еще одно уведомление перед тем, как цена повысится. Это создаст некую подушку безопасности и клиенты, которые не видели первое сообщение, или видели, но забыли, смогут принять меры.

Успешные примеры писем от брендов

Обратите внимание на эти примеры писем от брендов и возьмите их на вооружение.

GRASS — российский производитель автохимии, бытовой химии и косметики. В конце 2021 года компания была вынуждена поднять цены в два этапа. В письме указали конкретные позиции и процент, на который вырастет цена.

Советуем прочитать: Распродажа авиабилетов S7 в 2024 году со скидками до 50%

Premuim Family от Spotify — это возможность пользоваться подпиской всей семьей (до 6 человек). Цены вырастут всего через четыре дня после отправки имейла, но Spotify не ошарашил своих клиентов. Если внимательно прочитать, становится понятно, что это не так.

Да, до повышения цен осталось несколько дней, но Spotify предоставил подписчикам дополнительный месяц по прежней цене. За это время клиент может решить, сохранить подписку или отменить её. Также платформа объясняет причины перемен: это необходимо для продолжения предоставления нового контента и внедрения различных функций. В конце письма клиентам предлагается задать любые вопросы службе поддержки.

Изменения для бухгалтеров в 2024 году

Редакция журнала «Главбух» написала статью о предстоящих изменениях для бухгалтеров. Эксперты Системы Главбух составили удобный справочник по всем изменениям в вашей работе, которые запланированы на 2024 год. Есть очень приятные изменения! Статья и справочник помогут быстро разобраться в новых правилах, не пропустить важное и работать без штрафов.

Основные принципы составления письма о повышении стоимости услуг

Следуйте этим принципам при составлении уведомления о повышении стоимости услуг, чтобы избежать споров с контрагентами и проверяющими:

письмо должно содержать не только информацию о повышении стоимости услуг, но и аргументированные причины;
письмо должно быть составлено на официальном бланке с указанием основных реквизитов фирмы и подписью руководителя;
в письме обязательно указывается дата, с которой начнет действовать новая стоимость услуг.

Также учитывайте, чем раньше уведомите, тем лучше и для партнеров, и для самой организации.

Как составить письмо контрагенту о повышении стоимости услуг

Информационное письмо о повышении стоимости услуг должно быть написано на официальном бланке организации. В документе должны быть следующие обязательные реквизиты:

название организации и ее ИНН;
адрес регистрации;
банковские данные;
контактная информация: номера телефонов и адреса электронной почты;
подпись директора компании с указанием должности и фамилии с инициалами.

Сведения о повышении стоимости услуг могут быть изложены в произвольной форме. Однако просто уведомить о повышении цен будет недостаточно.

Важно! Повышение тарифов должно быть обосновано.

В письме необходимо указать изменение стоимости как в фиксированной сумме, так и в процентах. Если услуги разные, нужно указать новые цены для каждого вида услуги. К письму можно приложить новый прайс-лист.

Дата начала действия новых цен должна быть четко указана в письме.

В завершение письма-уведомления поблагодарите за сотрудничество. Также можно указать контактные данные ответственного лица и телефон для связи с покупателями.

Одной из причин для оформления корректировочного счета-фактуры является дополнительное соглашение к первоначальному договору, подтверждающее согласие покупателя на изменение стоимости ранее предоставленных товаров, работ, услуг или имущественных прав.

Причины повышения стоимости

Поставщик обязан аргументировать повышение цен на услуги. Причины могут быть разными, например, увеличение стоимости транспортных услуг, если услуга включает выезд к клиенту, или инфляция.

К причинам также могут относиться увеличение арендной платы или коммунальных платежей. Обоснованной причиной будет повышение цен в связи с ростом стоимости товаров, необходимых для предоставления услуг.

Повышение стоимости может быть связано с увеличением расходов на программное обеспечение, необходимое для предоставления услуг, что актуально для программистов и компаний, оказывающих бухгалтерские услуги. Стоимость продуктов 1С и программ для электронной отчетности или документооборота является весомой и достоверной причиной.

Необходимо помнить, что письмо-уведомление должно быть кратким, но информативным.

Онлайн-помощник от «Актион 360»

Ответы на все вопросы по налоговым изменениям можно найти в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте вопрос в поисковой строке и получите разъяснения, как поступить в вашей ситуации. Советы дают эксперты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.