Пример директивы генерального директора

Директивы директора — пример будет приведен в статье — это документ, выражающий волю руководителя организации и обязывающий сотрудников выполнить определенные действия. Обычно директивы оформляются в виде приказа. Подробности читайте далее.

Вам могут понадобиться следующие документы и шаблоны:

• Отличается ли директива руководителя от приказа?
• Какие существуют формы документа о директиве руководителя?
• Какие реквизиты содержит приказ (директива) руководителя?
• Особенности оформления кадровых приказов
• Журнал регистрации приказов руководителя
• Итоги

Отличается ли директива руководителя от приказа?

Юридически и приказ, и директива относятся к нормативно-правовым актам. При этом директива стоит несколько ниже приказа в правовой иерархии. В утвержденных формах, например, Госкомстата, часто встречается заголовок документа «Приказ (директива)», что говорит о признании госорганами этих понятий почти синонимами.

Для организаций нет четкого юридического разграничения понятий приказа и директивы. Некоторые воспринимают директиву как устное волеизъявление, а приказ — как письменное. Однако на некоторых предприятиях, особенно в государственных структурах, директиву и приказ условно различают по следующим признакам:

Влияет на деятельность организации

Чаще относится к выполнению поручений, незначительно влияющих на деятельность организации

Начинается со слова «Приказываю»

Начинается со слов «Обязываю» или «Распоряжаюсь»

Посмотрите, как может выглядеть директива генерального директора — пример.

Тем не менее, разница между этими понятиями для обычных коммерческих организаций незначительна. Поэтому в дальнейшем речь пойдет о приказах руководителя.

Какие существуют формы документа о директиве руководителя?

В делопроизводстве приказы делятся на следующие группы:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Такое разделение связано с разницей в сроках хранения документации юридического лица:

• для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
• для большинства кадровых приказов — 75 лет.

Некоторые приказы хранятся до момента исполнения поручения руководителя.

Требования к оформлению таких приказов различаются. Директивы по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.

Подробнее о приказах по основной деятельности читайте здесь.

Кадровые приказы приводят к хозяйственным операциям в бухгалтерском учете, например, начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие директивы должны соответствовать более строгим требованиям.

Ранее существовали установленные формы приказов, утвержденные Росстатом. Однако с введением закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года организации сами разрабатывают формы учетных документов. Необходимо только включать обязательные реквизиты согласно п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Какие реквизиты содержит приказ (директива) руководителя?

Каждая организация разрабатывает форму приказа самостоятельно. В шапке документа необходимо указать наименование предприятия и его организационно-правовую форму. В приказе должны присутствовать следующие реквизиты:

• номер распоряжения;
• дата документа;
• название, кратко отражающее суть документа;
• констатирующая часть, описывающая причину издания приказа;
• начало распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
• текст поручения;
• стоимостная оценка хозяйственной операции, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете (например, сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. д.);
• дата вступления в силу или крайний срок исполнения поручения (при отсутствии даты документ вступает в силу при подписании);
• лица, ответственные за контроль исполнения приказа;
• подпись ответственного лица;
• места для подписей ознакомившихся с приказом лиц.

Приказы могут нумероваться как с начала деятельности предприятия, так и ежегодно начинаться заново. Законодатели не дают точных указаний по порядковым номерам.

Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.

Особенности оформления кадровых приказов

К кадровым приказам относятся распоряжения о приеме на работу, увольнении, отпуске, переводе, премировании и других кадровых вопросах. Их оформление должно соответствовать нормам Трудового кодекса.

Большинство кадровых приказов составляются на основании других документов, например:

• приказ о приеме на работу или увольнении — на основании трудового договора и личного заявления работника;
• приказ об увольнении в связи с переводом — на основании письменного запроса другого работодателя;
• приказ о премировании — на основании служебной записки руководителя подразделения;
• приказ о дисциплинарном взыскании — на основании докладной записки.

Кадровый приказ должен соответствовать требованиям бухгалтерского учета и содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

• наименование формы;
• дата документа;
• наименование организации;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной деятельности;
• наименование должности ответственного лица;
• подписи ответственных лиц.

Многие предприятия продолжают использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В некоторых случаях директор издает приказ для себя. Например, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 № 5205-6-0 разъясняет, что новый руководитель, избранный на основании трудового договора, оформляет приказ о вступлении в должность сам на себя.

Формулировка приказа о вступлении в должность руководителя может быть следующей:

О вступлении в должность генерального директора

На основании решения единственного участника ООО «Сенатор» от 12.05.20ХХ возлагаю на себя полномочия генерального директора.

Узнайте, как оформить документы при смене руководителя компании, в готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Журнал регистрации приказов руководителя

Все распоряжения руководителя должны быть зарегистрированы в журналах. Рекомендуется использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и для приказов по личному составу. Также желательно разделять журналы в зависимости от сроков хранения приказов.

Форма журнала не установлена на законодательном уровне. Предприятие может разработать журнал самостоятельно, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется включать следующие графы:

• порядковый номер записи;
• название и реквизиты документа;
• краткое содержание документа;
• фамилия ответственного за составление приказа лица.

Образец оформления журнала можно найти в публикации «Журнал регистрации приказов по личному составу — образец».

Журнал может вестись как в бумажном виде, так и в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, журнал прошивается и скрепляется печатью организации и подписью ответственного лица.

3 правила: как составить распоряжение, чтобы его выполнили

Хорошо составленный документ, регулирующий деятельность компании, является мощным инструментом.

Такие документы часто называют «политиками». Политика – это документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и другие. При разработке политик есть определенные моменты, которые помогут значительно повысить их эффективность и избежать распространенных ошибок.

Опытный руководитель понимает: либо он затратит время на четкое описание процесса, либо будет многократно разъяснять его сотрудникам или давать одни и те же распоряжения. Если нет политики по системе скидок, каждый день придется одобрять скидки вручную.

Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять различные политики. Вот 3 главных ошибки, которые они совершают:

Ошибка первая – написание политик научным языком.

Мы не на защите диплома, где необходимо продемонстрировать научность идеи. Политики разрабатываются для сотрудников с различным уровнем образования, поэтому чем проще язык, тем легче добиться понимания и лучших результатов.

Однажды ко мне обратился руководитель крупного производственного предприятия с вопросом о том, можно ли заставить работать регламенты по системе менеджмента качества. Изучив регламенты, я обнаружил, что они были просты по сути, но изложены научным языком – консультант проявил чрезмерную умность. Пришлось потратить время на разъяснение терминологии и использование специальных словарей. Не думаю, что сотрудники будут столь же настойчивы в изучении регламентов. Чтобы регламенты действительно работали, их необходимо перевести на понятный язык.

К сожалению, общий уровень грамотности людей, приходящих в бизнес, падает. Если вы не хотите всю жизнь разъяснять политики, пишите их простым языком без потери смысла. Чем проще они составлены, тем легче обучить персонал и тем выше результаты. Внедряя политики, цель – быстро и точно донести до сотрудников правила, которые повысят эффективность работы, а не демонстрировать научный подход или эрудицию.

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать указания подчиненным устно, считая, что это экономит время и избавляет от лишней бумажной работы. Однако такой метод не всегда является лучшим решением.

Например, бывают ситуации, когда сотрудник выполняет указания начальства неправильно или вовсе их игнорирует. В таких случаях невозможно привлечь его к дисциплинарной ответственности за невыполнение устного распоряжения.

Если же составить документ в письменной форме, таких проблем (а также многих других) можно избежать.

Поэтому эксперты настоятельно советуют оформлять все ключевые рабочие моменты в письменном виде, в виде приказов или распоряжений.

Отличия распоряжения от приказа

Распоряжения и приказы во многом схожи: у них примерно одинаковая структура, назначение и т.д. Однако существуют и различия:

• Область применения. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение — оперативные вопросы.
• Срок действия. Обычно распоряжение касается локальных моментов, небольшого числа работников и действует строго ограниченное время: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них часто вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто может составлять распоряжения

Приказы могут исходить только от директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжения могут составлять руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, у которых данное право прописано в должностной инструкции.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения, знал, как правильно составлять и оформлять документы, понимал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации — именно на них следует ссылаться при составлении документа.

Нужно ли согласовывать распоряжение с директором компании

Распоряжения, исходящие от руководителей структурных подразделений или отделов, как правило, являются результатом стратегической политики директора и администрации компании — своеволие в составлении таких документов для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором не требуется.

Нужно ли обосновывать распоряжение

Распоряжение, так же как и приказ, должно быть обосновано. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения, или объективную причину для создания документа (в виде «В связи с…»). После обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словами «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца распоряжения, поэтому предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно соблюдать определенные нормы делопроизводства, касающиеся распорядительной документации. В частности:

1. Распоряжению обязательно следует
   • присвоить номер,
   • указать дату его создания,
   • написать наименование организации.
2. Далее в документе нужно указать
   • обоснование или основание для его составления,
   • указать работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжение (с указанием их должностей, имен и отчеств),
   • задачи, которые перед ними стоят,
   • сроки выполнения задач.
3. Необходимо также назначить ответственное лицо за выполнение распоряжения (автор документа может оставить это право за собой).

Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, это следует отметить отдельным пунктом в тексте.

Основные моменты оформления распоряжения

Законом не предъявляются конкретные требования ни к содержанию распоряжения, ни к его оформлению, поэтому его можно писать на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Текст может быть набран на компьютере или написан от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Единственное, что нужно соблюдать обязательно: документ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным лицом.

Проштамповывать документ нет необходимости, это нужно делать только в том случае, если такая норма закреплена в локально-правовых актах компании.

Письменное распоряжение руководства обязательно нужно зарегистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

На время его действия распоряжение следует подшить в папку с прочими распорядительными документами фирмы. После истечения срока актуальности, документ убирается в архив компании, где он должен храниться в течение времени, установленного законодательством или нормативными актами фирмы для таких документов.

Отличия распоряжения руководителя от приказа по предприятию

Приказ и распоряжение руководителя организации — это документы, выражающие волю единоличного исполнительного органа предприятия в лице его директора (генерального директора, президента).

Приказ по предприятию издается для решения вопросов, касающихся основной деятельности компании или ее персонала. Приказ — это самая категоричная форма распорядительного воздействия, в нем содержится обязательное требование исполнения решения руководителя. Невыполнение или частичное выполнение приказа может повлечь санкции со стороны руководства.

Приказы, касающиеся основной деятельности, могут затрагивать различные вопросы:

• изменение структуры компании (реорганизация, ликвидация);
• финансово-хозяйственные вопросы;
• задачи материально-технического обеспечения.

Приказами оформляются все кадровые вопросы: прием на работу, перевод на другую должность или в другое подразделение, увольнение, предоставление отпусков, взыскания и поощрения сотрудников.

Распоряжение руководителя относится к более узким и специализированным направлениям деятельности компании. Оно может издаваться для организации работ, связанных с выполнением основного приказа. В распоряжении не содержится категоричного требования на выполнение задачи.

В настоящее время нет четкого регламента и нормативных актов по применению того или иного вида распорядительных документов. Выбор ОРД (организационно-распорядительного документа) осуществляется на основании положений, прописанных в учредительных документах компании и инструкции по делопроизводству.

Структура распоряжения руководителя организации

Распоряжение или приказ составляются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

Основные реквизиты ОРД включают:

• регистрационный номер, дату издания документа и место его составления;
• заголовок к основному тексту распоряжения (краткое содержание);
• текст документа;
• полная подпись руководителя;
• отметка о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, указанных в распоряжении.

Пример распоряжения руководителя предприятия, составленный согласно типовой Инструкции по делопроизводству, можно скачать здесь.

Правила корректного оформления распоряжений

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД данного вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, и в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовков ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующем разделе распоряжения (преамбуле) указывается аргументация действий, предписанных документом. В случаях, когда основанием для составления распоряжения является нормативный акт или ранее изданный ОРД, констатирующая часть должна начинаться с указания номера и даты этого акта: «Во исполнение приказа №…», «На основании федерального закона №…».

Констатирующая часть распоряжения, составляемого в инициативном порядке, должна включать цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь также могут быть перечислены события или факты, лежащие в основе издания конкретного ОРД. В таких случаях распоряжение может начинаться фразами «В связи с», «В целях».

Если указываемые действия сотрудников не требуют обоснования или дополнительного разъяснения, констатирующий раздел ОРД может отсутствовать.

После предложения, охватывающего констатирующую часть распоряжения, указывается побуждение к действию в виде слов «Предлагаю» или «Обязываю». После этого следует распорядительная часть документа.

В этом разделе перечисляются все предписываемые действия и функции, возлагаемые на сотрудников для исполнения данного распоряжения. Распорядительная часть может быть сформулирована в виде нескольких пунктов, в каждом из которых указывается конкретный ответственный сотрудник и дата, до которой необходимо выполнить перечисленные директивы.

Если распоряжение содержит указания, отменяющие ранее изданные ОРД или их подпункты, то ссылка на этот факт указывается в распорядительной части документа отдельным пунктом. В таких случаях используются фразы, начинающиеся со слов «Во изменение распоряжения №…», «Признать утратившим силу», «Внести изменения в …».

В последнем пункте распоряжения указывается должность и фамилия сотрудника, который будет осуществлять контроль за исполнением всех предписаний, содержащихся в ОРД.

Распоряжение руководителя предприятия может включать в себя различные приложения, поясняющие или дополняющие директиву. Это могут быть регламенты, перечни, положения, таблицы, графики. Все приложения оформляются на отдельных листах со сквозной нумерацией.

Первоначально ОРД составляется в виде проекта и обязательно содержит лист согласования. В нем руководители отдельных подразделений, на которые возлагается работа по выполнению поставленных задач, визируют подготовленный проект. При возникновении дополнений, разногласий или возражений должностные лица вправе представить обоснованную справку и приложить ее к проекту распоряжения.

Согласование ОРД со всеми руководителями подразделений происходит не более чем за пять календарных дней. Полностью согласованный с ответственными лицами проект распоряжения подписывается руководителем, после чего ОРД подлежит регистрации и вступает в силу.

Указания руководителя доводятся до сведения прямых исполнителей, упомянутых в документе, через копирование или рассылку. Это может осуществляться посредством передачи бумажных копий указаний или, при наличии автоматизированного документооборота, через электронное письмо.

Оперативность в доведении задач, поставленных руководителем предприятия перед конкретными сотрудниками или отделами, способствует их эффективному и быстрому выполнению.

В соответствии с регламентом, все изданные на предприятии указания руководителя должны храниться в архиве компании. Документы, имеющие административно-хозяйственную направленность, должны сохраняться не менее пяти лет. Остальные указания руководителя, относящиеся к основным видам деятельности, хранятся от 10 лет до момента ликвидации компании. После этого документы передаются на хранение в городской или муниципальный архив.

Указания: подготовка, оформление, хранение

Чтобы понять, что такое указание, обратимся к Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации, составленному в 2014 году ВНИИДАД[1]. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти или организации (или иными уполномоченными лицами) в рамках предоставленных полномочий (как правило, по вопросам оперативно-распорядительного характера, включая вопросы организации внутренней деятельности).

В этой статье рассмотрим особенности оформления указаний, их регистрации, учета и хранения, а также выявим сходства и различия между указанием и приказом.

В управленческой деятельности применяются две основные разновидности указаний:

1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти по вопросам оперативно-распорядительного характера, включая вопросы организации внутренней деятельности органа власти;

2) правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим единолично, или его заместителями в рамках предоставленных полномочий, по вопросам оперативно-распорядительного и информационно-методического характера.

Несмотря на существование нескольких разновидностей указаний, в их подготовке и оформлении много общего. Как много общего у указания и приказа, ведь оба этих документа являются распорядительными. Однако имеются и различия, о которых мы поговорим далее.

Указание и приказ: сходства и различия

Указание идет рука об руку с приказом. Это также распорядительный документ, издаваемый единолично, но применяемый для решения оперативных вопросов.

Указания делятся на те же категории, что и приказы (Таблица):

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

В организациях иногда используются и приказы, и указания. Это вполне в рамках делопроизводства, но авторы документов должны точно знать, в каких случаях издается приказ, а в каких – указание.

Чаще всего используется следующий подход: приказы оставляют генеральному директору, а заместителям и другим топ-менеджерам предоставляют полномочия на подпись указаний. Тогда каждый из них сможет без согласования с генеральным директором издавать собственные распорядительные документы, действие которых будет распространяться только на подчиненные им структурные подразделения. Например, указания главного инженера будут действовать только в пределах службы главного инженера и не касаться дирекции по реализации готовой продукции.

Если потребуется издать распорядительный документ, который будет действовать на все подразделения, то будет издан приказ за подписью генерального директора.

Распоряжения, в отличие от приказов и постановлений, не могут носить нормативный характер, то есть этим документом не могут утверждаться и вводиться в действие правовые нормы. Иными словами, распоряжением не могут утверждаться правила, положения, инструкции, регламенты и прочие документы, что еще раз подчеркивает его оперативно-распорядительную природу.

Распоряжения оформляются аналогично приказам[2], но по упрощенной процедуре. В распоряжении может отсутствовать преамбула, если поручение не требует обоснования.

Таким образом, распоряжение, в отличие от приказа:

• может не содержать обоснования издания;
• подписывается издающим его топ-менеджером по направлению деятельности или начальником структурного подразделения;
• не содержит слов «приказываю», а тем более «распоряжаюсь», документ может содержать только управленческие решения;
• не может утверждать и вводить в действие локальные нормативные акты.

[2] Подробности об оформлении приказов см.: Кожанова Е.Н. Приказы по основной деятельности: особенности оформления и хранения // Секретарь-референт. 2023. № 8. С. 24–32.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал опубликован частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2023.