Как заверить копию многостраничного документа корректно? Как должна выглядеть наклейка? Можно ли сшивать копии документов в один пакет, если они из разных по номенклатуре дел? Если да, то как указать номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?
Порядок заверения копий, в том числе для их предоставления в другие организации, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна быть такой:
Генеральный директор Островская К.А. Островская
Оригинал документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.
Процедура заверения многостраничных документов описана в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утверждена приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):
«На копиях многостраничных документов отметка о заверении проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения оригинала проставляется только на последнем листе документа».
Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:
Генеральный директор Островская К.А. Островская
А на последнем листе пишем полностью:
Генеральный директор Островская К.А. Островская
Оригинал документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.
Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна полностью закрывать место скрепления прошивки, за её пределы могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывать бумажную наклейку, закрывающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), и дату их заверения».
Желательно, чтобы копии заверял генеральный директор. Хотя в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее — Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) нет прямого указания на это, подпись генерального директора устранит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае, необходимо сразу указывать на документ, дающий право другому сотруднику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:
Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по доверенности от 03.12.2018 № 12)
Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@ :
Извлечение из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@
4. Каждая страница документов должна быть прошита прочной нитью, концы которой выводятся на обратную сторону последнего листа и связываются. На обратной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления приклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью.
5. Заверительная надпись включает должность лица, удостоверившего подлинность документов, его личную подпись, фамилию, инициалы, количество листов (цифрами и прописью) и дату. Подпись частично захватывает бумажную наклейку.
Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись являются двумя отдельными блоками информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Их нельзя путать и смешивать.
Приведем пример оформления обратной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:
В одну сшивку помещается одна копия документа. Несколько сшивок могут быть направлены по одному адресу. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:
В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».
Приложение: 1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз.
2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз.
Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна
Как заверить копию документа
В повседневной работе бухгалтера копии документов требуются на каждом шагу. Благодаря широкому использованию сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий больше не проблема. Однако часто требуется не просто копия, а заверенная копия документа.
В статье мы рассмотрим, что подразумевается под этим термином, как правильно заверять копии и приведем примеры.
Для чего нужно заверять копии
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст), все копии, сделанные с документов, подразделяются на обычные и заверенные. При этом:
- копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию оригинала
- заверенная копия — копия, содержащая реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость
Таким образом, заверение копии необходимо для её юридической силы. Иными словами, такие копии используются в официальном документообороте, включая передачу информации в государственные и муниципальные органы или другим организациям, ИП и физическим лицам.
- подтверждения расходов для целей налогообложения (письмо Минфина от 25 октября 2019 года № 03-03-06/1/82236)
- передачи в налоговую инспекцию в ответ на полученное требование (п. 2 ст. 93 НК РФ)
Чем регламентируется заверение копий
Порядок заверения копий документов регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который утверждён приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Кроме того, рекомендации по оформлению копий документов можно найти в:
- приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@
- письмах Минфина от 7 августа 2014 года № 03-02-РЗ/39142 и от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336
Совет: перед заверением документа ознакомьтесь с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утверждены решением правления ФНП от 25 апреля 2016 года, протокол № 04/16). Несмотря на то, что этот документ предназначен для нотариусов, он содержит множество полезной информации, которая может пригодиться при самостоятельном заверении копий.
Кто может заверять документы
Любое уполномоченное лицо может удостоверить верность копии от имени организации или ИП.
Полномочия на заверение копий могут вытекать из уставных документов организации. Например, правом заверять копии может обладать руководитель, председатель общего собрания, глава ревизионной комиссии и другие лица. Также полномочия могут основываться на других документах, таких как доверенность, приказ по организации, должностная инструкция и т.д.
ИП согласно п. 5 Требований, указанных в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@, вправе самостоятельно заверить копию документа или поручить это другому лицу. Следует отметить, что таким лицом может быть только сотрудник ИП. Должность этого сотрудника должна быть указана на заверительной отметке, которая ставится на копии документа.
Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении следует располагать под реквизитом «подпись». Однако Госстандарт не указывает, что делать в случае отсутствия данного реквизита в оригинале. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку следует разместить под последней текстовой записью в документе.
Состав этой отметки зависит от целей, для которых изготовлена копия. Если копия будет использоваться только для нужд лица, заверившего её (т.е. внутри организации), то для этого будет достаточно:
- написать (поставить соответствующий штамп) слово «Верно»
- указать дату заверения, должность лица, заверившего копию, а также его Ф. И. О.
- удостоверить эти записи собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП имеется печать, то по желанию можно проставить её оттиск
Если же копия предназначена для предоставления третьим лицам, то, помимо указанных реквизитов, необходимо:
- указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия
- дополнительно заверить подпись должностного лица печатью организации (при наличии). Печать должна быть проставлена так, чтобы не закрывать подпись того, кто удостоверил верность копии (пп. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)
В ГОСТ нет ответа на вопрос о необходимости проставления печати ИП (при её наличии) на копиях для внешнего использования. Таким образом, формально ИП может не ставить свою печать.
Важно: в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 при заверении копий для внешнего использования нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и других).
Такие же правила применяются для удостоверения копий многостраничных документов (заверительную отметку нужно проставить на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае необходимо сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Для этого следует проставить заверительную отметку на бумажной наклейке, которую помещают на обратной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой (лентой).
При этом нужно учитывать две особенности, установленные в п. 5 Требований:
- Нужно дополнительно указать количество листов в сшивке: арабскими цифрами и прописью.
- Подпись и печать должны быть проставлены так, чтобы часть их располагалась на бумажной наклейке, а часть — непосредственно на последнем листе. Это необходимо, чтобы предотвратить замену листов в сшивке документов.
Ниже приведены примеры правильного заверения копий в зависимости от их назначения:
- Для использования внутри организации без печати
- Для использования внутри организации с печатью
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
Оригинал документа находится в ООО «Лазарь-2020», дело № 8-НДФЛ за 2019 год.
- Для внешнего использования, если документ не хранится в папке или деле
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
Оригинал документа хранится в ООО «Лазарь-2020».
- Заверение многостраничного документа для внешнего использования
Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 6 (шесть) листов.
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
Оригинал документа находится в ООО «Лазарь-2020», дело № 8-с/ф за 2019 год.
Порядок заверения копий уставных документов
Законодательство не предусматривает специальных требований для заверения копий уставных документов, поэтому стоит следовать вышеуказанным правилам. Для многостраничных документов, таких как устав или учредительный договор, важно учесть порядок их переплёта.
Переплёт следует делать на 4 прокола, хотя для небольших документов допустимо 3 прокола (согласно п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526). При этом необходимо обеспечить свободное чтение текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, других надписей, печатей, штампов и отметок. Переплёт также должен позволять копировать каждую страницу на копировальной машине, но не должен распадаться на отдельные листы (в соответствии с п. 3 Требований).
Переплёт выполняется прочной нитью или лентой, концы которой выводятся на обратную сторону последнего листа и связываются. Затем концы нити (ленты) закрепляются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись так, чтобы часть надписи находилась на наклейке, а часть — на самом листе.
Заверение документов печатью «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает использование штампа «Копия верна». Однако можно использовать комбинацию двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый штамп указывает на то, что документ является копией оригинала, но сам по себе не является оригиналом. Второй штамп подтверждает заверение копии.
Рекомендация: не используйте штамп «Копия верна» для заверения документов, особенно если они будут использоваться за пределами организации.
Важно отметить, что заверение копии документа — простая процедура, которую может выполнить любой налогоплательщик самостоятельно. Однако важно соблюдать определённые правила, нарушение которых может привести к недействительности копии и её юридической несостоятельности. Это, в свою очередь, может повлечь за собой дополнительные затраты времени и денег, а в некоторых случаях даже штраф за нарушение сроков предоставления документов в налоговую инспекцию.
Важно отметить, что заверение копии документа — простая процедура, которую может выполнить любой налогоплательщик самостоятельно. Однако важно соблюдать определённые правила, нарушение которых может привести к недействительности копии и её юридической несостоятельности. Это, в свою очередь, может повлечь за собой дополнительные затраты времени и денег, а в некоторых случаях даже штраф за нарушение сроков предоставления документов в налоговую инспекцию.