Оплата отпускных производится не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).
Пример
Ежегодный отпуск начнется 28 февраля. Следовательно, средний заработок за отпуск необходимо выплатить не позднее 25 февраля.
Закон не уточняет, что эти 3 дня должны быть рабочими, поэтому допускается выплатить отпускные за 3 календарных дня до начала отпуска.
В письме Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1 также указано, что срок оплаты отпуска исчисляется в календарных днях. «При этом, — добавили чиновники, — следует учитывать, что в соответствии с частью 8 статьи 136 ТК РФ, если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, оплата отпуска производится накануне этого дня».
На наш взгляд, формулировки и структура ст. 136 ТК РФ не обязывают работодателя соблюдать требование части восьмой этой статьи при выплате отпускных. Во-первых, срокам оплаты отпуска посвящена отдельная норма, отличная от правил выплаты заработной платы, в то время как в части восьмой ст. 136 ТК РФ говорится о выплате только заработной платы. Во-вторых, эта часть регулирует случаи, когда установленный день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем в текущем месяце. В случае с отпуском, как мы понимаем, заранее установленного дня выплаты нет — он определяется датой начала конкретного отпуска. Согласно части девятой ст. 136 ТК РФ, работодатель сам выбирает, когда выплатить отпускные, лишь бы это произошло не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
Мы считаем, что не будет нарушения, если средний заработок за отпуск, начинающийся в понедельник 8-го числа, поступит на счет работника 5-го числа, в пятницу, которая является для него выходным. Однако при выплате денег из кассы необходимо учитывать, что работник не обязан приходить на работу в свой выходной день для получения отпускных. Поэтому дату выплаты нужно устанавливать так, чтобы соблюсти трехдневный минимум, не рассчитывая на явку работника в выходной.
Пример
Работник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск 9 января. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 и 8 января — нерабочие праздничные дни, когда данный работник не привлекается к работе. В декабре последний рабочий день для этого работника выпадает на 27 число. Следовательно, 27 декабря работодатель должен быть готов выдать работнику отпускные из кассы.
Нарушение срока выплаты среднего заработка дает работнику право требовать от работодателя переноса ежегодного отпуска (часть вторая ст. 124 ТК РФ). Если срок выплаты отпускных нарушен, но работник не требует переноса отпуска, работодатель обязан выплатить проценты за задержку среднего заработка согласно ст. 236 ТК РФ. Проценты начисляются за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. За задержку оплаты отпуска работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Расчет отпускных регламентирован статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Применяются правила исчисления среднего заработка, предусмотренные для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях. Эти правила едины для работников с любым режимом рабочего времени.
Иногда отпуск предоставляется в начале месяца, например, 1 или 2 числа. В таких случаях расчетный период для вычисления среднего заработка заканчивается уже после срока оплаты отпуска. Однако работодатель обязан оплатить отпуск в установленные сроки, даже если он начинается в первых числах месяца, как это предусмотрено частью девятой ст. 136 ТК РФ. В этой ситуации средний заработок рассчитывается на основании имеющихся данных, включая последний месяц как частично отработанный. По окончании календарного месяца средний заработок пересчитывается, и работнику производится соответствующая доплата. Согласно ст. 139 ТК РФ, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени, что не нарушает закон. Доплата, по нашему мнению, производится в ближайший день выплаты зарплаты.
Пример
В организации установлены следующие сроки выплаты заработной платы — 2 и 17 числа каждого месяца. Работник уходит в отпуск с 1 по 28 апреля. Расчетный период для определения размера отпускных — отрезок времени с 1 апреля прошлого года по 31 марта текущего. Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее 29 марта. При расчете среднего заработка для оплаты отпуска работодатель учитывает выплаты за период с 1 апреля прошлого года по 28 марта текущего. Март принимается в расчет как частично отработанный. После 31 марта работодатель пересчитывает средний заработок, включая выплаты, начисленные за период с 29 по 31 марта. Доплата производится 2 мая.
О размере отпускных работодатель обязан извещать работника в письменной форме (часть первая ст. 136 ТК РФ). Информация о среднем заработке за отпуск включается в расчетный листок, выдаваемый в ближайший день выплаты заработной платы (письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1).
Отпуск в 2025 году: важные аспекты для бухгалтера
Общие правила расчета и выплаты отпускных остались неизменными. Однако на практике часто возникают вопросы. Когда выплачивать отпускные? Как их отразить в 6-НДФЛ? Нужно ли облагать взносами и НДФЛ компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? Об этом и многом другом читайте в нашем обзоре.
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
В 6-НДФЛ включайте только те отпускные, которые фактически выплачены. Например, в поле 020 раздела 1 расчета за полугодие указывайте налог, удержанный с отпускных с начала года (с 1 января по 30 июня), а не за последние 3 месяца отчетного периода, как было ранее. В полях 021 – 026 отразите НДФЛ, который необходимо перечислить по шести срокам уплаты налога для данного отчетного периода.
Напоминаем, что начиная с отчета за I квартал 2025 года 6-НДФЛ сдается по новой форме.
Компенсацию за неиспользованный отпуск указывайте в 6-НДФЛ в полном объеме.
При заполнении расчета за 2025 год сведения об отпускных, компенсациях за неиспользованный отпуск и НДФЛ с них включайте также в справку о доходах и суммах налога физлица. Например, для отпускных используйте код дохода 2012, а для компенсации – 2013.
- Как отразить отпускные в расчете 6-НДФЛ
- Как отразить выплаты при увольнении в расчете 6-НДФЛ
Страховые взносы с отпускных
Оплату отпуска необходимо облагать страховыми взносами на пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ, а также взносами на травматизм в обычном порядке.
Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении также облагайте взносами в полном объеме.
- Как облагаются отпускные страховыми взносами
- Как облагаются отпускные взносами на травматизм
- Страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (сокращении)
Налог на прибыль и отпускные
Если вы используете метод начисления, то отпускные при расчете налога на прибыль учитывайте, как и другие расходы на оплату труда, по мере их начисления.
Если у вас есть резерв для предстоящих расходов на оплату отпусков, используйте его для списания отпускных. Помните, что создание такого резерва — ваше право, а не обязанность.
При кассовом методе учитывайте отпускные в расходах при их выплате сотруднику.
Важно отметить, что в расходы по налогу на прибыль можно включать только те отпускные, которые выплачены по закону (например, для основного или дополнительного отпуска).
Компенсацию за неиспользованный отпуск учитывайте в расходах на оплату труда в зависимости от метода учета доходов и расходов.
Обратите внимание, что списывать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва для оплаты предстоящих отпусков нельзя.
- Как учитывать отпускные при расчете налога на прибыль
- Какие отпускные можно включить в расходы на оплату труда
- Создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете
- Как учитывать компенсацию за неиспользованный отпуск при расчете налога на прибыль
Порядок выплаты и обложения отпускных у бюджетных организаций
Бюджетные организации рассчитывают, выплачивают и облагают налогами и страховыми взносами отпускные так же, как и коммерческие организации. Однако существуют некоторые особенности.
Например, в расходах на оплату труда они учитывают только те затраты, которые связаны с приносящей доход деятельностью и произведены за ее счет.
- Как бюджетной организации рассчитать средний заработок для оплаты отпусков
- Как бюджетной организации выплачивать отпускные работнику
- Как бюджетной организации рассчитать НДФЛ с отпускных и уплатить его в бюджет
- Как бюджетной организации отразить различные выплаты в расчете 6-НДФЛ
- Как бюджетной организации учитывать расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль
- Как бюджетной организации начислять и уплачивать страховые взносы на ОПС, ОМС и на случай ВНиМ с зарплаты и иных выплат
- Как бюджетной организации начислять и уплачивать взносы на травматизм в СФР
Примеры расчета отпускных и сроков их выплаты в 2025 году
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в календарных днях, если расчетный период отработан не полностью
- Пример расчета среднего заработка для оплаты отпуска в рабочих днях
- Пример расчета отпускных исходя из МРОТ
- Пример перерасчета отпускных с учетом повышения МРОТ
- Пример расчета срока выплаты отпускных (без особенностей)
- Пример расчета срока выплаты отпускных, если день выплаты выпал на выходной
Общая формула расчета
Отпускные считаются иначе, чем зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, умножая их на среднедневной заработок.
Отпускные ≠ Зарплата
Примерный размер отпускных легко посчитать: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.
Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.
Точный расчет требует учета нескольких переменных: точный годовой доход за 12 месяцев, предшествовавших месяцу отпуска, и пропущенные дни.
Общая формула расчета отпускных выглядит так:
Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Сложность заключается в расчете среднедневного заработка. Далее расскажу, как это сделать, но если хотите сразу считать, воспользуйтесь калькулятором:
Как сэкономить во время отпуска с Тинькофф
Если вы планируете отпуск, обратите внимание на кредитную карту ALL Airlines. Эта карта позволяет получать кэшбэк в виде миль: 10% за отели, 7% за авиабилеты и 2% за повседневные покупки. Эти мили можно использовать для компенсации стоимости авиабилетов и покупок в сервисе «Город». Например, можно оплатить милями развлечения во время отпуска, топливо или продукты.
Чтобы начать копить мили и экономить на путешествиях, подайте заявку на кредитную карту ALL Airlines, нажав кнопку ниже — посещение банка не требуется. Решение по заявке будет принято в тот же день, а карту бесплатно доставит представитель банка в удобное для вас время.
Как рассчитать доход за расчетный период
При подсчете дохода учитываются все выплаты за работу: оплата по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.
Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период будет с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если вы работаете в компании менее года, учитывается период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными премиями — сложнее.
Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, премию учтут пропорционально. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда в расчет отпускных пойдет 2/3 премии — сумма, приходящаяся на февраль и март.
Отпускные будут выше, если в последние 12 месяцев или уже во время отпуска всему персоналу организации или структурного подразделения повысили зарплату. Например, в прошлом году вы получали 55 000 ₽ в месяц, а с января — 60 000 ₽. Вы идете в отпуск в июле. Средний заработок посчитают так:
За январь — июнь этого года включат в расчет зарплату по 60 000 ₽.
За июль — декабрь прошлого года 55 000 ₽ умножат на коэффициент повышения зарплаты: 60 000 / 55 000 = 1,09. Получится 59 950 ₽.
Следовательно, отпускные будут больше.
Если зарплату повысили уже во время отпуска — пересчитают и доплатят отпускные с даты повышения зарплаты. Например, вы идете в отпуск с 3 по 30 марта. С 15 марта всем в организации повысили зарплату. Отпускные вам рассчитают и выплатят из среднего заработка, как обычно. После повышения отпускные за период с 15 по 30 марта пересчитают с учетом повышающего коэффициента и доплатят.
Это касается только повышения зарплаты на той же должности. Если вас перевели на другую должность с другой зарплатой, никаких повышающих коэффициентов нет, но заработок посчитают на обеих должностях.
В доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, материальную помощь, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.
Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает часть зарплаты «в конверте», отпускные рассчитают только от белого дохода.
Выплата премии: как учесть при расчете отпускных
Учет премий зависит от того, какая именно премия попала в расчетный период:
Если расчетный период отработан не полностью, то чтобы рассчитать отпускные, премии учитываются пропорционально отработанному времени.
Повысили оклад: что с отпускными?
Еще одна частная ситуация, которую надо учесть при расчете отпускных, — повышение оклада в расчетном периоде.
Если оклад повышен в расчетном периоде или после него, то индексировать расчет нужно только при соблюдении следующих условий:
- оклад вырос для каждого сотрудника фирмы или структурного подразделения;
- индексируются выплаты, напрямую зависящие от оклада (сам оклад или премии в виде фиксированного процента от него).
Подробную информацию об индексации отпускных при увеличении оклада можно найти в статье «Производится ли индексация отпускных при повышении оклада?»
Расчет отпускных на основе МРОТ в 2025 году
Если средняя зарплата за месяц, рассчитанная по вышеуказанным формулам, оказывается ниже МРОТ, ее следует пересчитать, ориентируясь на размер МРОТ. Работодатель должен будет произвести доплату, чтобы итоговая сумма отпускных была не меньше, чем рассчитанная исходя из МРОТ.
Еще одна ситуация, когда пересчитывают среднюю зарплату, — это повышение МРОТ в период отпуска.
Совместный расчет отпускных выплат
Сроки выплаты отпускных в 2025 году с учетом последних изменений
Ранее в законодательстве не было четких указаний относительно сроков выплаты отпускных. Работодатели ориентировались на разъяснения Минтруда. Однако недавно чиновники изменили свое мнение. В судебной практике также нет единого подхода. Давайте разберемся, какие сроки правильны для выплаты отпускных в различных ситуациях.
Изменения, касающиеся сроков выплаты отпускных, широко обсуждаются. Но в законодательство эти изменения не внесены. Неопределенность возникла из-за смены позиции Минтруда по этому вопросу.
Образец приказа о предоставлении отпуска
Штрафы за нарушение сроков выплаты отпускных
Отсутствие четких правовых норм, конечно, невыгодно для работодателя. За нарушение сроков выплаты отпускных предусмотрены значительные штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
За первое нарушение штраф составит:
- для должностного лица (например, руководителя организации) – от 10 000 до 20 000 руб.;
- для предпринимателя – от 1 000 до 5 000 руб.;
- для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
- для должностного лица (например, руководителя организации) – штраф от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
- для предпринимателя – штраф от 10 000 до 30 000 руб.;
- для организации – штраф от 50 000 до 100 000 руб.
Чтобы избежать ошибок и своевременно выплатить отпускные, используйте сервис «Крайние даты». Введите дату начала отпуска сотрудника, и система покажет крайний срок для выплаты отпускных.
Чтобы избежать ошибок и своевременно выплатить отпускные, используйте сервис «Крайние даты». Введите дату начала отпуска сотрудника, и система покажет крайний срок для выплаты отпускных.