С 2022 года больничные листы оформляются только в электронной форме. Объясняем, как взаимодействовать с электронными больничными, включая начало работы с Системой федерального резерва по электронным листам нетрудоспособности (СФР ЭЛН), если до сих пор не делали этого.
Что вы узнаете
- Законодательство о электронных больничных листах
- Суть электронного больничного листа
- Схема работы с электронными больничными листами в 2023 году
- Обязательные электронные больничные листы с 2022 года
- Инструкция для бухгалтера по работе с электронными больничными
- Часто задаваемые вопросы о электронных больничных
Законодательство о электронных больничных
Закон от 30 апреля 2021 года № 126‑ФЗ устанавливает обязательную выдачу больничных листков только в электронном формате с 1 января 2022 года. Этот закон утверждает новую редакцию части 6 статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 года № 255‑ФЗ.
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 декабря 2017 года № 1567 определяет порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности, а также правила электронного взаимодействия Системы федерального регистра нетрудоспособности, работодателей и медицинских организаций.
Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 ноября 2021 года № 1089н утверждает условия и порядок формирования электронных листков нетрудоспособности в форме электронного документа.
Сущность электронного больничного
Электронный больничный лист представляет собой запись в базе Системы Федерального Регистра (СФР). Врач вносит информацию и подписывает ее своей электронной подписью. Затем все данные передаются работодателю через систему электронного документооборота (ЭДО), а также попадают в Личный кабинет сотрудника на портале Госуслуг.
- Электронные больничные невозможно потерять, испортить или подделать.
- В специальной бухгалтерской программе возможно автоматическое проверка электронного больничного листа на наличие ошибок.
- Нет необходимости лично представлять бюллетень в СФР и вести учет больничных листков и их архив.
- Информация от медорганизации и работодателя автоматически передается в СФР, что ускоряет процесс получения выплат.
Работайте с электронными больничными листами в Системе Быстрого Интернет-Сервиса (СБИС)
Схема работы с электронными больничными листами в 2023 году
Информация о больничном листе поступает к работодателю от СФР через систему электронного документооборота (ЭДО) с предзаполненным расчетом пособия.
В течение трех рабочих дней после необходимости, работодатель проводит корректировку информации, подписывает УКЭП и возвращает ее в СФР.
Первые три дня болезни работодатель оплачивает работнику. Остальную сумму пособия работник получает непосредственно от СФР.
Полный расчет от больничного до заработной платы
Рассчитывайте заработную плату прямо в СБИС — система автоматически заполняет табель по данным проходной или календаря сотрудника, рассчитывает премию и зарплату, генерирует проводки и платежные поручения или ордера для выплат.
Инструкция для бухгалтера по работе с электронными больничными
Для работы с электронными больничными нужно подключиться к сервису электронного взаимодействия с Социальным фондом России (СФР) под названием «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) или «Соцстрах». Вы можете подключиться непосредственно к сервису и взаимодействовать с фондом, а также использовать бухгалтерскую программу для этой цели. Второй способ является более простым.
Заметьте, что для работы с электронными больничными не требуется получать согласие сотрудников или заключать специальные соглашения с СФР по СЭДО.
Через СЭДО вы будете получать уведомления от Социального фонда о том, когда больничный лист открывается, продлевается, аннулируется или закрывается. Важно отвечать на запросы СФР по больничным в течение 3 рабочих дней. Например, Социальный фонд может запросить дополнительные данные для расчета пособия, если у них информации будет не достаточно.
Вы не должны рассчитывать всю сумму пособия. Расчет выплаты следует производить только за первые 3 дня нетрудоспособности. Фонд самостоятельно рассчитывает свою часть пособия.
Настройте электронный документооборот с СФР
Кому может потребоваться проверка больничного?
- Проверка обычного бумажного больничного листа. Здесь проверка будет проводиться прежде всего на предмет подлинности документа. Основные заинтересованные стороны — работодатель и сотрудник, на которого оформлен больничный;
- Проверка инновационного электронного больничного.
Начиная с июля 2017 года на федеральном уровне (ранее — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются пациентам на руки, они хранятся на серверах ФСС.
Таким образом, работодатель может легко и быстро проверить электронный больничный лист на сайте ФСС.
Как проверить бумажный больничный работодателю и медицинской организации
Для проверки бумажного больничного листа работодателю или представителю медицинской организации необходимо:
- Получить оригинал больничного листа от сотрудника-пациента;
- Внимательно ознакомиться с информацией, указанной в больничном листе;
- Проверить подлинность документа (наличие печати медицинской организации, подписи врача и даты выдачи);
- При необходимости, связаться с медицинской организацией для подтверждения данных;
- Внести необходимые сведения в кадровую документацию или передать документ в соответствующий отдел медицинской организации.
Таким образом, работодатель или медицинская организация могут проверить бумажный больничный лист и убедиться в его подлинности и достоверности.
После этого заполненный больничный будет автоматически отправлен в ФСС для оформления компенсации по выплате пособий по нетрудоспособности.
Начиная с 1 января 2021 года все регионы присоединились к прямым выплатам ФСС.
Для удобства поиска больничного листка работодатель может использовать фильтры, доступные веб-интерфейсом. Например, больничный можно найти по следующим критериям:
- по ФИО пациента;
- по СНИЛС;
- по номеру больничного;
- по статусу документа;
- по дате оформления.
При необходимости возможно создать файл больничного листа в формате XML для последующей обработки в криптографической программе, если работодатель использует ее для электронного документооборота с государственными органами.
Представителю медучреждения, выдавшего листок нетрудоспособности, может понадобиться онлайн проверка больничного листа по номеру.
Способы проверки подлинности бумажного больничного
Проверка бумажного больничного листа может включать следующие процедуры:
1. Проверка защитных элементов документа. К таким элементам относятся:
- водяные знаки с логотипом ФСС;
- надписи, видимые при использовании ультрафиолетового света.
2. Визуальная проверка документа на наличие:
- Бумага должна иметь такие качества, чтобы на ощупь она не отличалась от той, из которой изготовлены настоящие листки.
При проведении пальцем по номеру, вы должны ощутить неровный рельеф.
- На бумаге должны присутствовать микротексты, которые можно различить только с помощью увеличительного стекла, содержащие фразу «Листок нетрудоспособности» и расположенные под подписями врача, директора и бухгалтера работодателя.
- Бумага должна быть правильно заполнена с точки зрения отражения информации о медицинском учреждении.
3. Необходимо проверить номер больничного листка с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и размещает на своем сайте.
Для того чтобы убедиться в подлинности больничного листа, вам необходимо скачать реестр недействительных больничных и сравнить его с номером бумажного больничного, находящимся под штрихкодом. Если номера совпадут, то это означает, что данный больничный на момент его предъявления работником является недействительным.
Однако стоит отметить, что этот реестр обновляется только один раз в месяц, поэтому данные в нем могут быть неактуальными. Для более надежной проверки рекомендуется отправить запрос в территориальное отделение ФСС по месту учета, приложив копию больничного листа. В таком случае социальное страхование отправит запрос в медучреждение, которое сможет подтвердить или опровергнуть подлинность бланка. Однако следует учесть, что такой способ проверки может занять значительное количество времени.
Важно понимать, что использование поддельного больничного листа может повлечь за собой негативные последствия.
Больничные бывают двух видов — бумажные и электронные. В любом случае, для них может понадобиться проверка. Бумажные больничные, обычно, проверяются на аутентичность, в то время как электронные — на правильное оформление и другие цели, предусмотренные спецификой электронного документооборота для основных пользователей таких медицинских документов — работодателей и медучреждений. Доступ к электронным больничным также может получить сам пациент.