1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как распечатать инвентарную карточку объекта НМА

Видео создано в программе «1С:Бухгалтерия 8» версии 3.0.147.18.

В ответ на многочисленные запросы пользователей в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.147 появилась функция печати инвентарных карточек объектов нематериальных активов (НМА) и других прав на результаты интеллектуальной деятельности.

Законодательство РФ не обязывает к обязательному применению инвентарных карточек объектов НМА.

Карточка учета нематериальных активов по форме НМА-1 включена в альбом унифицированных форм (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а). Согласно указаниям по использованию и заполнению формы НМА-1, карточка заполняется на основании документа на оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематериальных активов и другой документации. Таким образом, инвентарная карточка не может заменить первичный документ о приеме объекта НМА. Вместе с тем, карточка НМА может служить регистром аналитического учета.

Печать акта о приеме объекта НМА поддерживается в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.137. Этот акт оформляется по завершении капитальных вложений в создание или приобретение объекта НМА и подтверждает его готовность к использованию по назначению.

• Как составить акт о приеме объекта нематериальных активов

Карточка учета нематериальных активов по форме НМА-1 не содержит всех реквизитов, необходимых для учета НМА по правилам нового ФСБУ 14/2022 (утв. приказом Минфина России от 30.05.2022 № 86н). При этом унифицированные формы не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухгалтерского учета (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

По этим причинам в 1С была разработана форма инвентарной карточки НМА, предложенная разработчиками программы. В данной инвентарной карточке можно указать информацию о виде НМА, способе приобретения объекта, сумме затрат, поставщике, порядке бухгалтерского и налогового учета и другую информацию.

Карточка НМА доступна из справочника «Нематериальные активы и расходы на НИОКР» (раздел Справочники — ОС и НМА — Нематериальные активы) по кнопке «Инвентарная карточка». Из формы списка справочника можно распечатать карточки сразу по нескольким выделенным объектам НМА.

Инвентарная карточка заполняется автоматически на основе данных бухгалтерского и налогового учета по состоянию на рабочую дату. При необходимости печатную форму карточки можно отредактировать, например, добавить сведения о способе получения экономических выгод и другую информацию.

Скорректированную печатную форму можно распечатать, сохранить в файл или отправить по электронной почте.

Заполнение формы НМА-1

Заполнение документа — несложная задача, но есть определенные правила, которым следует придерживаться.

Каждой учетной карточке присваивается регистрационный номер в строке «Карточка №», указываются дата составления документа и акта приема, полное название фирмы, код ОКПО, а также подразделение (цех/отдел), где используется объект. Учитывая нематериальную природу имущества, его часто используют в деятельности всего предприятия, например, бренд или товарный знак компании, и тогда необходимость заполнения строки «Структурное подразделение» отпадает.

Для организаций, использующих систему кодирования, в карточке указывается код операции по поступлению актива, после чего уточняются дата и номер соответствующего документа. Далее вносится информация о виде деятельности, для которой приобретен актив, отделе, отвечающем за его эксплуатацию, и балансовом счете (субсчете), на котором он будет учитываться.

Указываются все параметры объекта:

• первоначальная стоимость, состоящая из затрат на приобретение и приведение в пригодное для эксплуатации состояние;
• срок полной амортизации имущества (СПИ);
• норма амортизации в процентах или по сметной ставке;
• сумма ежемесячного износа;
• счет, на котором аккумулируются суммы начисленной амортизации.

Для объектов, по которым износ не начисляется (например, полученных по договорам дарения), в соответствующих графах ставятся прочерки.

В графе «Способ приобретения» указывается, каким образом фирма получила активы. В графу 12 «Документ о регистрации» вносятся сведения о документе, подтверждающем право на использование НМА.

Последний блок таблицы содержит информацию о выбытии или перемещении объекта: номер и дата документа, причина выбытия, сумма от продажи объекта. В нижнем правом углу формы в графе «Сумма износа» указывается размер ежемесячных отчислений. На оборотной стороне карточки размещена краткая характеристика основных качеств объекта.

Форма НМА-1: пример заполнения

Представляем образец заполнения карточки НМА-1 на поступление лицензии, позволяющей улучшить технические характеристики используемого парка локомотивов. Порядок оформления актуален и в 2025 году.

Форма НМА-1 заполняется в одном экземпляре, на оборотной стороне указываются характеристики имущества. Документ подписывается бухгалтером, оформившим карточку.

Составные части карточки

Документ заполняется с двух сторон. На титульной стороне указываются:

• наименование документа;
• его номер;
• код по ОКУД;
• ОКПО.

После этих данных в первых строках карточки необходимо указать полное название компании, а также подразделение, в котором заполняется документ.

В завершение вводной информации расположена небольшая таблица для заполнения даты составления, кода операции, даты и номера описываемого нематериального актива.

Внимание! В большинстве случаев объект нематериальных активов описывается в одном экземпляре. Это указывается в бланке, где предусмотрено место для одного названия.

Ниже расположены две таблицы для заполнения. Первая предоставляет данные о:

• структурном подразделении;
• виде деятельности, связанной с нематериальным активом;
• номере счета;
• коде аналитического учета;
• балансовой стоимости;
• сроке использования;
• объеме финансовой амортизации;
• сметной ставке, проценте нормы амортизации;
• коде счета и коде объекта учета;
• сроках постановки на учет.

Вторая таблица более обширная и включает графы, такие как:

• способ приобретения нематериального актива;
• описание документа о регистрации;
• причины, дата и цена выбытия.

В конце отдельной строкой указывается сумма износа нематериального актива.

Тонкости заполнения карточки

Как заполнить карточку при модернизации объекта

Отдельного внимания заслуживает вопрос модернизации нематериальных активов. Если комиссия по поступлению и выбытию активов признает выполненные работы модернизацией прав пользования, такие работы увеличивают первоначальную стоимость нематериального актива. Данные, которые в этом случае нужно внести в инвентарную карточку, указаны в образце.

Заполнение и содержание всех карточек учета возлагается на бухгалтера. В большинстве случаев этот сотрудник ставит свою подпись в завершающей части документа. Информация для заполнения может поступать из актов приема-передачи и различных документов на оприходование активов.

Внимание! На каждый объект нематериальных активов оформляется отдельная карточка.

Затем все карточки вносятся в общий реестр учета, формируя общую ведомость по всем документам.

Организации могут разрабатывать собственные формы первичных документов для учета нематериальных активов. Однако руководство должно помнить, что статья 9 Федерального закона 129-ФЗ от 21.11.2006 все еще действует. В ней указаны основные требования к составлению подобных документов.

Разработанные бланки и формы первичных документов обязательно должны быть приложены и утверждены как приложения к учетной политике компании.

Сколько экземпляров требуется

Карточка учета нематериальных активов составляется в единственном экземпляре. Этот экземпляр хранится в бухгалтерии в соответствии с нормами, установленными для каждой группы наименований в нормативных актах.

Образцы инвентарной карточки для прав пользования НМА. Какую форму использовать

Каждому инвентарному объекту нематериальных активов (НМА) присваивается уникальный инвентарный номер, и на него открывается инвентарная карточка (ф. 0504031) (п. 9 стандарта «Нематериальные активы», утвержденного приказом Минфина от 15.11.2019 № 181н). Обязательно ли заводить инвентарную карточку для прав пользования НМА, учитываемых на счете 111 6Х, и по какой форме — далее.

Важная деталь

С 1 января 2021 года права пользования нематериальными активами, срок службы которых превышает 12 месяцев, приравниваются к нематериальным активам.

На заметку

Минфин в письмах косвенно указал, что инвентарную карточку необходимо открывать на права пользования НМА.

По какой форме открывать инвентарную карточку для прав пользования НМА

При первоначальном признании прав пользования в бухгалтерском учете заполняется инвентарная карточка (ф. 0504031). Как ее заполнить, показано в образце ниже. Также можно узнать, какие данные необходимо внести при модернизации актива и какую форму инвентарной карточки планирует утвердить Минфин.

Главное в статье Скрыть Как заполнить инвентарную карточку для прав пользования НМА
при первом применении

Главное в статье Скрыть Какие данные внести в инвентарную карточку при модернизации прав пользования НМА

При работе с нематериальными активами в виде прав пользования важно различать затраты на модернизацию и затраты на текущее обслуживание, а также затраты на приобретение новой лицензии. Например, если изначально лицензия на антивирус покрывала 40 рабочих мест, а затем их число было увеличено до 100, возможно, это не модернизация, а покупка новой лицензии на 100 рабочих мест с прекращением действия старой.

Какую карточку планируют разработать

В проекте приказа Минфина о новых формах электронных бухгалтерских документов и регистров упоминалась инвентарная карточка прав пользования (ф. 0504213). В итоговый приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н этот регистр пока не включен, но он может появиться в ближайших поправках. Этот регистр удобнее для описания специфических объектов, таких как права пользования нематериальными активами. Пример заполнения карточки (ф. 0504213) можно увидеть в образце.

Главное в статье Скрыть Какой бланк инвентарной карточки (ф. 0504213) планировал утвердить Минфин

К сведению

Необходимость печати инвентарных карточек

Регистры могут вестись как в бумажном виде, так и в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью (ЭП), если это разрешено приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для электронных инвентарных карточек использование простой ЭП не предусмотрено, поэтому их следует подписывать квалифицированной ЭП. В случае, если инвентарные карточки заверены квалифицированной электронной подписью, их печать не требуется. Если же регистры, включая инвентарные карточки, ведутся на бумаге, их необходимо хранить в бумажном виде, что подразумевает необходимость их печати. Частоту печати определите в учетной политике. Учтите, что это должно происходить не реже, чем составление отчетности, то есть как минимум раз в год перед подготовкой годовой отчетности инвентарные карточки следует распечатать.

Регистры могут вестись как в бумажном виде, так и в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью (ЭП), если это разрешено приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Для электронных инвентарных карточек использование простой ЭП не предусмотрено, поэтому их следует подписывать квалифицированной ЭП. В случае, если инвентарные карточки заверены квалифицированной электронной подписью, их печать не требуется. Если же регистры, включая инвентарные карточки, ведутся на бумаге, их необходимо хранить в бумажном виде, что подразумевает необходимость их печати. Частоту печати определите в учетной политике. Учтите, что это должно происходить не реже, чем составление отчетности, то есть как минимум раз в год перед подготовкой годовой отчетности инвентарные карточки следует распечатать.