Объяснительная записка

Объяснительная записка пишется в произвольной форме. В документе обязательно должны быть указаны следующие сведения:

• информация о компании;
• данные о руководителе и виновном сотруднике;
• дата происшествия;
• пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для сотрудника. В качестве аргументов предпочтительнее приводить доказательства, имеющие письменное подтверждение, например, при опоздании на работу – справку из медицинского учреждения или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п. Также позитивно воспринимается раскаяние в совершённом нарушении (если вина сотрудника доказана) и обещание впредь избегать подобных ошибок.

Если сотрудник не считает себя виновным, это также нужно отразить в объяснительной, приложив все необходимые доказательства невиновности.

Объяснительную можно писать от руки или печатать на компьютере. Предпочтительнее первый вариант, который чаще всего требуют специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена личной подписью сотрудника с обязательной расшифровкой.

Документ составляется в двух экземплярах: один передаётся работодателю, а второй остаётся у сотрудника после получения на обеих копиях отметки о приёме документа работодателем.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка по нормам делопроизводства имеет стандартную структуру и не должна вызвать сложностей при написании.

В верхнем правом углу («шапке» документа) необходимо указать сведения об адресате.

1. Сначала указывается должность адресата (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
2. Затем пишется полное название организации с указанием её организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
3. После этого указываются данные о сотруднике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
4. Далее прописывается населённый пункт, где зарегистрирована компания, и дата написания записки.

В центре строки пишется наименование документа с кратким обозначением его сути (например, «о позднем приходе на работу»).

Основная часть содержит факты и причины происшествия. Необходимо постараться изложить их чётко и аргументированно. Если имеются письменные доказательства невиновности, это следует указать. Писать слишком много не стоит, так как длинный текст может вызвать негативную реакцию работодателя.

Заявление подписывается с расшифровкой подписи и передаётся либо секретарю, либо непосредственно руководителю.

Объяснительная: от руки или напечатанная? Что предпочтительнее?

ria.ru/20211226/obyasnitelnaya-1765459364.html

Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы

Объяснительная записка: как правильно писать, образец, виды и причины

Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы

Даже наиболее ответственным сотрудникам иногда приходится отчитываться перед руководством. Причиной этого может стать любое нарушение порядка на рабочем месте, включая отсутствие. РИА Новости, 26.12.2021

МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым добросовестным сотрудникам иногда приходится отчитываться перед руководством. Причиной этого может быть любое нарушение рабочего распорядка, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно составить объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры — в материале РИА Новости.Объяснительная записка: определение и цельОбъяснительная записка — это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины произошедшего инцидента на рабочем месте. Цель объяснительной записки — прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника инцидента.Необходимость в написании объяснительной записки возникает при нарушении рабочего процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.Зачем необходима объяснительная запискаВ случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает прояснить обстоятельства и уточнить детали происшествия. «Объяснительная записка — это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в процессе выполнения трудовых обязанностей сотрудниками», — объясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.Отказ писать объяснительную часто воспринимается как признание работником собственной вины, что может привести к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы избежать такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.После получения объяснительной записки или отказа от ее написания, руководитель может поступить следующим образом:Кому адресуется объяснительная запискаОбычно адресатом объяснительной записки является директор компании. Если предприятие представляет собой крупную организацию, записку следует писать своему непосредственному руководителю.В каждой компании должны быть «Правила внутреннего распорядка». В этом документе обычно указана должность и имя человека, которому следует адресовать объяснительную записку.Виды объяснительных записокОбъяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснительная.Оправдательная запискаТакую записку необходимо писать в случаях, когда нужно объяснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения включают: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, причинение материального ущерба работодателю.Пояснительная запискаТакая записка требуется, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто-то из них виновен. В записке нужно подробно указать, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о виновности.»Бывают случаи, когда невозможно выполнить указание руководителя из-за отсутствия необходимой информации от другого сотрудника. В этом случае лицо, не исполнившее поручение, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи из-за непредоставления информации», — рекомендует эксперт.Уведомление сотрудника о необходимости дать объясненияРуководитель может потребовать объяснительную записку как устно, так и в письменной форме. Предпочтительнее письменная форма, так как она служит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в документе указывается крайний срок, к которому сотрудник должен предоставить письменные объяснения.Однако в большинстве случаев требование предоставить объяснительную поступает устно.Единой формы уведомления о даче объяснений не существует. Руководители составляют его в свободной форме.Письменный вариант документа должен включать определенную информацию:Если сотрудник отказывается подписать такой документ, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.Правила составления объяснительной запискиОбъяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы документ был заверен подписью с расшифровкой.Некоторые правила, которых следует придерживаться при написании объяснительной записки:ИнструкцияПри написании объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:В основной части следует указать причины нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.В объяснительной записке могут быть приложены документы, подтверждающие доводы написавшего. Например, справка о болезни или травме подтвердит, что сотрудник отсутствовал по уважительной причине.Сроки написания и хранения объяснительных записокРаботодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления сотрудника о необходимости предоставить объяснения. В этот срок не входят дни отпуска и болезни.Если сотрудник не написал записку в течение двух дней, срок считается истекшим.Сроки хранения объяснительных записок зависят от их содержания.Например, если записка содержит информацию о нарушениях правил внутреннего распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие сведения о коррупционных правонарушениях, хранятся длительное время.Отказ от написания объяснительной запискиРешение писать объяснительную записку или нет остается за сотрудником.Однако отказ от написания объяснительной записки не решает проблему, а лишь усугубляет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины, что может повлечь более серьезное наказание.Отказ сотрудника от написания объяснительной необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.Отличие объяснительной записки от служебнойГлавное отличие объяснительной записки от служебной — их цель.Цель объяснительной записки — пояснить ситуацию. Цель служебной записки — оперативно решить вопрос, требующий письменного изложения.Адресат объяснительной записки — вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.

Типы объяснительных записок

Эти документы могут быть оформлены не только на основном месте работы, но и в других ситуациях. Рассмотрим наиболее распространенные виды объяснительных записок, с которыми можно столкнуться:

• составленные в связи с выявленным нарушением;
• объясняющие причины поведения на рабочем месте без наличия дисциплинарного проступка;
• подготовленные по поводу действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение ребенка в школе).

Правила оформления в различных ситуациях будут схожими — необходимо детально описать все события в хронологическом порядке, объяснить мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и так далее.

Читайте по теме в Системе Кадры: Как оформить и зарегистрировать объяснительную записку

Типы объяснительных записок от сотрудников

В трудовых отношениях объяснительная записка пишется либо по инициативе самого работника, либо по требованию работодателя. Вид объяснительной зависит от цели ее составления. Например, записка может содержать объяснения:

1. По факту нарушения. При рассмотрении дисциплинарного проступка закон обязывает работодателя запросить у работника объяснительную записку (ст. 193 ТК). Работник пишет ее сам. Необходимо подождать двое суток, и только потом принимать дальнейшие действия. Причина поведения может оказаться уважительной, тогда наказывать нельзя. Если за это время работник не представил объяснительную, составляется акт в присутствии минимум двух свидетелей.
2. О возникновении ситуации без дисциплинарного проступка. Например, если оборудование вышло из строя не по вине работника, не из-за нарушения правил эксплуатации или техники безопасности, а по причине бракованных деталей.
3. О причинах поведения подчиненного. Такую записку составляет руководящий сотрудник.

Примеры объяснительных записок:

1. Об опоздании на работу
2. Об ошибке в работе
3. О прогуле
4. О невыполнении должностных обязанностей
5. О нарушении трудовой дисциплины
6. О несвоевременном предоставлении документов
7. Об утере документов

Важно: нельзя наказать сотрудника за дисциплинарный проступок, не запросив у него объяснительную записку — это запрещено законом. При этом работник не обязан давать объяснения — это его право, а не обязанность. Однако кадровый специалист обязан требовать документ от проштрафившегося работника. Без объяснительной записки в случае проверки или суда невозможно будет доказать правильность действий. У беременных и тех, кто на больничном, объяснительные запрашиваются с особой осторожностью, так как закон защищает их наиболее строго. Как запросить объяснения у работника, разобралась редакция журнала «Кадровое дело».

Выберите и скачайте шаблон объяснительной записки

Образец объяснительной записки на работе поможет вашему работнику правильно составить документ, а вам — сэкономить время на создание шаблона. Скачивайте нужный образец.

Выберите образец объяснительной записки для вашего случая:

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте (прогул). Пример объяснительной записки на работе о совершении прогула.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте (прогул). Пример объяснительной записки на работе о совершении прогула.