Уведомление – это документ, предназначенный для передачи определенной информации адресату. В отличие от претензии, он не содержит требований. Однако иногда требования в письмах-уведомлениях могут присутствовать.
Необходимость оформления уведомлений
В некоторых случаях составление уведомления является обязательным. Например, в следующих ситуациях:
- Прием на работу иностранного гражданина.
- Изменение условий трудового договора.
Если уведомление не будет отправлено, компании может грозить штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
Когда нужно составлять уведомление?
Уведомление может быть составлено в различных ситуациях. Рассмотрим наиболее распространенные причины его оформления:
- Необходимость информирования сотрудников или профсоюзов. Например, уведомление о изменении условий договора, ликвидации компании или сокращении штата.
- Необходимость уведомления службы занятости или другого государственного органа. Например, уведомление службы занятости о ликвидации компании, налогового органа – о приеме на работу нерезидента.
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в следующих обстоятельствах:
- Необходимо уведомить сотрудника об изменении условий труда.
- Нужно получить согласие работника на изменение условий труда.
- Требуется зафиксировать отказ сотрудника.
Уведомление составляется в свободной форме, однако рекомендуется разработать внутренние правила его оформления и зафиксировать их в локальных актах, например, в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления уведомлений
Правила составления уведомлений зависят от того, кто является их получателем:
- Внешние адресаты. Это могут быть контрагенты, юридические лица, государственные органы и лица, не работающие в компании. Для составления уведомления используется общий бланк письма, в котором могут присутствовать таблицы. Документ обязательно должен быть подписан. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
- Внутренние адресаты. Это могут быть сотрудники компании. Для составления уведомления используется бланк с необходимыми реквизитами: название компании, наименование документа.
К уведомлениям для внешних адресатов предъявляются более строгие требования. Документ должен содержать подпись, печать и полную информацию: реквизиты отправителя и получателя, название компании, наименование документа.
Основные элементы уведомления
Стандартное уведомление включает в себя следующие элементы:
- Дата. Указывается дата подписания документа в цифровом формате (например, 09.09.18).
- Регистрационный номер. Индивидуальное обозначение каждого исходящего документа, которое может включать буквы и цифры.
- Адресат. Реквизиты получателя указываются даже для внутренних документов. Необходимо указать название подразделения и ФИО сотрудника.
- Заголовок. Кратко отражает содержание документа.
- Текст уведомления. Содержит информацию, которую требуется передать адресату.
Документ подписывает руководитель организации или лицо, имеющее на это право. Также необходимо указать расшифровку подписи.
Пошаговая инструкция по подаче уведомления в МВД лично
После подписания электронного договора на платформе Консоль, на указанный вами почтовый адрес поступает автозаполненное уведомление и справка для МВД. Уведомление предназначено для МВД, справка – для компании.
Перед печатью автозаполненного уведомления необходимо проверить:
- Должность/услугу — если должность или услуга указаны неправильно, их нужно исправить;
- Паспортные данные — если у вас несколько паспортов, укажите тот, на который оформлено миграционное уведомление о прибытии иностранного гражданина;
- Дату подачи уведомления и дату договора;
- Не допускаются зачеркивания, сокращения слов, аббревиатуры (кроме официальных) и исправления;
- Все поля уведомления должны быть заполнены корректно;
Если все данные указаны верно, можно распечатывать уведомление.
- Уведомление прошивается с левой стороны листа;
- Склеивается наклейкой «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на 2 листах» с внутренней стороны уведомления, поверх прошитых ниток.
Проставление печати организации и подписей генеральным директором или доверенным лицом на заполненных бланках
- Доверенное лицо (по доверенности) подписывает уведомление поверх надписи «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на 2х листах» и в конце уведомления;
- Доверенное лицо проставляет две печати: одну поверх надписи «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на 2х листах» и другую в конце уведомления в поле «Место для печати».
Инструкция основана на примере подачи уведомления в отдел по вопросам миграции МВД России по району Хамовники города Москвы.
Возможно, в других отделениях МВД процесс подачи уведомлений может немного отличаться.
- Чтобы подать уведомление, необходимо зарегистрироваться в электронной очереди на ресепшене МФЦ и подойти к инспектору в порядке живой очереди. (Да, живой. Независимо от того, что у вас есть талон)
- Заполнить данные в журнале у инспектора для нескольких исполнителей: регистрационный номер, юридическое лицо, ФИО исполнителя, дата заключения ГПХ.
- На уведомлениях и справках, внесенных в журнал, на первой странице уведомления в верхней части указать порядковый номер из журнала и дату подачи уведомления.
- Передайте инспектору отдельно уведомления и справки на исполнителей.
- Инспектор проставляет факсимильную подпись, печать районного инспектора с его данными и дату приема на каждом уведомлении и справке.
- Инспектор забирает уведомления, а справки с печатями и подписями возвращает заказчику.
Уведомление об исчисленных налогах: как правильно подготовить и подать
В течение 2023 года правила заполнения и подачи уведомлений неоднократно изменялись. В статье подробно рассматриваются актуальные требования по оформлению, сдаче формы, исправлению ошибок — с примерами на действующем бланке
Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к 1000+ идей для развития бизнеса
Когда и зачем подается уведомление об исчисленных налогах
Средства на Едином Налоговом Счете (ЕНС) налогоплательщика распределяются по соответствующим налогам на основании деклараций и расчетов.
Однако некоторые налоги перечисляются в виде авансов или раньше срока представления отчетности, например, платежи по УСН, страховые взносы и подоходный налог за сотрудников. Чтобы своевременно и корректно распределить такие суммы по соответствующим бюджетным направлениям и избежать штрафов и пеней за неуплату, необходимо представлять в ФНС Уведомление об исчисленных суммах налогов. Срок подачи уведомлений об исчисленных суммах указан на рисунке ниже.
Однако по НДФЛ существует особый порядок подачи уведомления, который рассмотрим отдельно. Также есть четыре исключения, когда уведомление по перечислениям в бюджет не требуется. Например, форма не понадобится:
1. На платежи вне Единого Налогового Платежа (ЕНП).
2. Страховые взносы ИП за себя, включая как фиксированные суммы, так и доплаты 1% пенсионных взносов с превышения дохода ИП в 300 000 рублей за предыдущий год.
3. Если по итогам расчетного периода налогоплательщик сдает отчет, на основании которого ФНС может распределить средства с ЕНС по соответствующим бюджетным направлениям, то уведомление об исчисленных суммах на такие платежи не требуется. Рассмотрим пример: Логистическая компания ежемесячно уплачивает страховые взносы за работников. Отчет по ним необходимо представлять раз в квартал. Поэтому по взносам, начисленным в четвертом квартале 2023 года, можно сдать 2 уведомления и один отчет.
| Период начисления взносов в 2023 году | Какую форму представлять | Срок сдачи |
| октябрь | Уведомление по взносам за октябрь | 27 ноября 2023 года — перенос из-за выходного |
| ноябрь | Уведомление по взносам за ноябрь | 25 декабря 2023 года |
| декабрь | Расчет по взносам за год | 25 января 2025 года |
4. В случаях, когда в 2023 году взносы и налоги уплачивались в налоговую с помощью платежных поручений старого образца, то есть с указанием КБК конкретного бюджетного платежа и статуса «02», а не на реквизиты ЕНП со статусом «01», уведомление не требуется.
❗️ Внимание
С 1 января 2025 года использовать платежные поручения со статусом «02» для перечисления налогов будет запрещено.
Самозанятые не обязаны подавать декларацию, поэтому уведомление представлять им также не нужно.
Сколько уведомлений необходимо подать
Одно уведомление может охватывать различные налоги и периоды. Например, ИП, работающий по УСН, имеющий двух сотрудников, платит за них страховые взносы и НДФЛ. В июле у него следующие налоговые обязательства:
| Тип налога/взноса | Период начисления | Сумма, руб. |
| авансовый платеж по УСН | первый квартал | 9653 |
| страховые взносы | июнь | 11 786 |
| НДФЛ | с 23 июня по 23 июля | 3341 |
В июле он может подать одно уведомление по всем бюджетным платежам: авансовому платежу по упрощенной системе налогообложения, НДФЛ и страховым взносам за сотрудников. Пример представлен на изображении.
Множественные уведомления можно подавать по желанию налогоплательщика — отдельно по каждому налогу или взносу.
Важно
Если подано несколько уведомлений по одному налогу и периоду, ФНС будет списывать средства с ЕНС по последнему документу. Данные из предыдущих форм аннулируются.
Как исправлять ошибки в уведомлении
Для исправления ошибки достаточно подать новое уведомление с правильными данными. Если ошибка связана с суммой налога, достаточно указать новые значения. В случае ошибок в других реквизитах, необходимо указать два набора данных: для аннулирования ошибочных данных и для внесения правильных. Например, если предприниматель 23 ноября ошибочно подал уведомление по страховым взносам за сотрудников с неверно указанным ОКТМО и суммой отчислений, для исправления он должен подать новое уведомление с правильными данными. Пример сведений для заполнения указан в таблице.
| Показатели | Ошибочные данные | Правильные данные |
| ОКТМО | 4032220000 | 4047220000 |
| сумма | 23 986 рублей | 25 988 рублей |
Уведомления для открытия и закрытия бизнеса
Необходимы для уведомления Роспотребнадзора и центра занятости по месту жительства о начале и прекращении деятельности.
Уведомление о начале предпринимательской деятельности. Понадобится, если вы оказываете услуги населению. Например, у вас гостиница, ресторан, ателье, магазин или салон красоты.
Заполните два экземпляра и подайте их в Роспотребнадзор перед началом работы с покупателями. Можно отправить через Госуслуги, обычной почтой, либо отнести лично в управление Роспотребнадзора или МФЦ.
Уведомление о прекращении деятельности ИП. До 2022 года, если вы снимались с учета как ИП и у вас были сотрудники, необходимо было подать уведомление в центр занятости по месту жительства за две недели до снятия с учета.
С января 2022 года уведомление больше не требуется. Сейчас ИП уведомляет о прекращении деятельности через портал «Работа в России».
Другие полезные документы и термины для бизнеса
- Расписка
- Табель учета рабочего времени
- Устав
- Реквизиты
- Доверенность
Уведомления для работы с контрагентами
Существуют уведомления, которые компания обязана отправить контрагентам.
Извещение о форс-мажорных обстоятельствах. При возникновении обстоятельств, препятствующих выполнению условий договора, уведомите контрагента. В извещении укажите непредвиденное обстоятельство непреодолимой силы и предложите возможные варианты решения. Например, если на складе случился пожар и товар, предназначенный для отправки клиенту, сгорел, направьте уведомление о форс-мажоре и сообщите новую дату отгрузки.
Извещение о расторжении договора в одностороннем порядке. Одностороннее расторжение договора возможно в случаях, предусмотренных законом или самим договором.
Утвержденной формы извещения нет, можно составить самостоятельно или воспользоваться нашим шаблоном.
Извещения для уведомления сотрудников
Извещение используют в любых случаях, когда необходимо что-то сообщить работнику или предупредить его.
Извещение о праве отказа от работы в выходные и праздничные дни. Определенные категории сотрудников должны быть уведомлены о возможности отказаться от работы в выходные или праздничные дни. Например, это матери детей до трех лет и родители детей-инвалидов.
Если сотрудник соглашается работать, извещение подтвердит его добровольный выход на работу.
Извещение о необходимости предоставить объяснение. Извещение вручается сотруднику под подпись в случае, если требуется объяснительная записка, например, при невыходе на работу или других нарушениях дисциплины для привлечения к ответственности.
Извещение об увольнении сотрудников в связи с закрытием ИП. Если у индивидуального предпринимателя есть сотрудники, перед закрытием бизнеса они должны подписать извещение. Его необходимо выдать в срок, указанный в трудовом договоре.
Обязательно укажите в извещении дату, когда будет расторгнут трудовой договор.
Извещение об увольнении сотрудников в связи с ликвидацией компании. Извещение направьте работникам минимум за два месяца до закрытия компании. Составьте его в двух экземплярах: один для сотрудника, другой для отдела кадров.
Что важно запомнить
- Извещение — это способ предупредить о чем-либо сотрудника, контрагента или органы власти.
- В некоторых случаях составление такого документа является обязанностью, а не правом бизнеса. Например, нельзя закрыть ИП, не уведомив сотрудников.
- Для некоторых извещений есть утвержденные шаблоны, а другие можно составить в свободной форме.
- Каждое извещение имеет свой срок подачи — от нескольких дней до двух и более месяцев.
Телеграм-канал: 59 808 подписчиков
Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей
АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673
АО «Тинькофф Банк», лицензия №2673