Как составить акт о списании материальных запасов — ф. 0504230

В бухгалтерском учете выделяют три основные процедуры списания материально-производственных запасов (МПЗ):

• списание МПЗ на производство;
• списание в производство МПЗ, требующих особого учета;
• списание запасов из-за их выбытия.

Подробные объяснения о том, как списывать МПЗ по причине их неликвидности или недостачи, представлены экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ для изучения материалов.

Для документального оформления операций по списанию используются специальные акты. Предприятие может самостоятельно разработать их формы, однако часто применяются унифицированные формы:

• форма № 0504230;
• форма № 230.

Рассмотрим их особенности более подробно.

Что относится к материальным запасам

Материальные запасы представляют собой определенную категорию имущественных ценностей учреждения. К ним относятся четыре группы имущества:

1. Готовая продукция.
2. Товары для продажи.
3. Объекты, используемые в хозяйственной деятельности организации, срок службы которых не превышает 12 месяцев.
4. Особые категории имущества, указанные в п. 99 Инструкции 157н, включаемые в состав материальных запасов независимо от срока службы и стоимости.

В состав материальных запасов входят сырье, материалы, ГСМ, продукты питания, спецодежда, средства индивидуальной защиты, постельное белье и принадлежности, и другие.

Причины списания материальных запасов

Инструкцией по бухгалтерскому учету предусмотрено несколько причин для списания материальных запасов:

• на производство, когда сырье и материалы используются в производственном процессе;
• для хозяйственных нужд организации, таких как общехозяйственные управленческие цели;
• в связи с их выбытием, например, при продаже или безвозмездной передаче;
• из-за физического износа, порчи или естественной убыли;
• в результате хищения;
• по истечении срока годности, например, у медикаментов или продуктов питания;
• по недостачам, выявленным при инвентаризации запасов, и прочее.

Для отражения операции по выбытию материальных запасов требуется составить специальный документ — акт. Но прежде чем заполнять акт списания материальных запасов, необходимо оформить первичные документы. Это могут быть требование-накладная на отпуск материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск материалов на сторону, ведомость на выдачу сырья и другие документы.

Бланк акта на списание материальных запасов

Форма акта о списании материальных запасов может быть разработана организацией самостоятельно. Используемый бланк должен быть закреплен в учетной политике и учитывать специфику деятельности при его создании.

Допускается использование унифицированного бланка, такого как акт о списании материальных запасов — ф. 0504230, утвержденного Приказом Минфина РФ № 52н. Его структура подходит для отражения всех категорий операций по списанию материалов.

Оформление и хранение

Для оформления операции по списанию подготовьте два экземпляра акта. Первый передается в бухгалтерский отдел для внесения соответствующих записей в бухгалтерский учет, а второй остается у материально ответственного лица, например, у заведующего складом.

Для составления и подписания акта в учреждении необходимо создать специальную комиссию. Состав комиссии, её полномочия, а также председатель, назначаются отдельным распоряжением руководителя компании. Утверждать акт может только руководитель организации или другое уполномоченное лицо, например, заместитель по доверенности.

Храните акты на списание материальных запасов не менее 5 лет после окончания отчетного периода (года). Такие рекомендации содержатся в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Процедура и правила оформления акта списания на предприятии

Скачать образец Акта на списание материалов (.xlsx) Снятие с учета — строго регламентированный процесс, прописанный в законодательстве. Прежде всего, следует отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В её составе обязательно должны быть материально ответственные лица из различных структурных подразделений организации. Они должны заниматься поиском и осмотром обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
Объектами исследования могут быть мебель, инструменты, оборудование, товарно-материальные ценности, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и всё, что числится на балансе предприятия. Необходимо не только зафиксировать наличие нарушений в бланке, но и полностью заполнить акт, указав причину появления брака. Нельзя производить списание без веских оснований. К тому же, причина должна быть подтверждена определённой доказательной базой. Существуют инструкции с четко прописанным алгоритмом, которым следует придерживаться. Например, при списании материалов могут использоваться дополнительные вспомогательные документы. Основаниями могут служить:

• отчеты материально ответственных лиц о том, что ценности были использованы;
• отчетность о произведенных объемах продукции (наименования, другие данные);
• письменная документация, подтверждающая расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормы (также должны быть обоснования этого факта);
• калькуляция, показывающая, сколько материальных затрат уходит на единицу продукции;
• другие учетные или финансовые документы.

Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов

Это документ, который обязательно должен содержать информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо указывать:

• должности и ФИО каждого сотрудника;
• наименования, количество, цену за штуку и общий объем предметов, подлежащих списанию.

Состав комиссии утверждается приказом директора организации или производства. Там же указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.

После внесения всех данных в акт, каждый член комиссии, подтверждающий дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.

В завершение мероприятия документ подписывает председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, при необходимости сверяет наименования ценностей, их количество и стоимость.

В заключение документ утверждает руководитель организации. Без его подписи акт не будет иметь юридической силы.

Учет товаров на бумаге или в Excel часто связан с большим количеством ошибок и потерей важных данных, что приводит к недостачам и убыткам. Автоматизация учета экономит время, силы и гарантирует достоверность и точность данных для формирования отчетности. Узнать подробнее >>

Если всё указано и подсчитано верно, то эта документация обладает юридическим статусом. Давайте разберёмся, что это такое относительно акта списания.

На основе этой записи бухгалтерия фиксирует балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого фиксируется убыток предприятия из-за утраты. Важно своевременно отражать это в налоговом учете любого юридического лица, чтобы избежать проблем с балансом.

У данного документа нет стандартизированного образца, поэтому его составляют, учитывая простые рекомендации и обязательные реквизиты. В остальном форма и порядок полей могут быть любыми. Главное, чтобы документ соответствовал шаблону, который будет официально принят в зависимости от нюансов и особенностей деятельности компании.

Давайте рассмотрим, какие пункты обязательны и как обычно выглядит этот документ.

Инструкция по правильному составлению актов списания, пример

Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписываются в правом верхнем углу. Затем указывается название компании, форма деятельности и дата составления.

Далее крупно по центру пишется наименование документа. Обязательно указывается, что именно списывается — материалы, ТМЦ, основные средства или что-то другое.

Следующей строкой указывается состав комиссии: должности, ФИО и место для подписей.

После этого приводится основание для списания средств, если оно известно. Для большого перечня изделий это необязательно.

Затем идет таблица из 6 колонок с подробной расшифровкой списываемых предметов и ценами. Внизу могут указываться виновные лица и прописываться примененные к ним санкции.

В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии и ставится дата.

ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.

Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, провела осмотр материалов на складе №2.

Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» непригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.

Как работать с актом о списании матзапасов (ф. 0510460): образец

Акт о списании (ф. 0510460) составляется для оформления списания материальных запасов с балансового и забалансового учета, в том числе по следующим причинам:

• истек срок использования или носки;
• уничтожение запасов;
• недостача, хищение и другие случаи, когда невозможно установить местонахождение;
• по результатам инвентаризации.

Акт о списании материальных запасов ф. 0510460: образец заполнения

Когда применяется форма 0510460

Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) включен в перечень электронных первичных документов, согласно приказу Минфина №61н от 24.12.2022 года. Поправки и дополнения внесены приказом от 07.11.2022 года №157н. Новую форму следует использовать при ведении бюджетного и бухгалтерского учета:

• централизованным бухгалтериям, получившим полномочия по ведению учета органов власти и подведомственных им казенных учреждений по решению Правительства РФ, – с 01.01.2023 года;
• остальным государственным и муниципальным учреждениям – с 01.01.2024 года.

Форма ОКУД 0510460. Акт о списании материальных запасов. Скачайте бланк в системе Госфинансы.

Акт составляется представителем комиссии по поступлению и выбытию НФА, если прекращение признания МЗ в учете (как на балансовых, так и на забалансовых счетах) происходит по следующим причинам:

• истечение нормативного срока использования (носки);
• потеря необходимых свойств в процессе эксплуатации;
• порча;
• утрата;
• уничтожение или порча в результате чрезвычайных происшествий;
• хищение;
• недостача, выявленная во время проведения инвентаризации.

Акт на списание материальных запасов (форма ф. 0510460) не заполняется для товаров, биопродукции и при реализации МЗ. Основой для составления акта о списании МЗ могут служить: данные из других документов, подтверждающих расход материальных запасов или передачу сувениров, кубков, ценных подарков, акты инвентаризации (ф. 0510463), решения о прекращении соответствия критериям актива (ф. 0510440), карточки учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097). Для МЗ, которые при списании подлежат утилизации или уничтожению, используется отдельная форма 0510460.

Изучите рекомендации в Системе Госфинансы по переходу на электронный документооборот в бухгалтерии. В них изложено, как перейти на ЭДО и работать с электронными документами, как безопасно подключить сотрудников, подписывать и хранить подписи:

Заполнение формы 0510460

В заголовочной части формы 0510460 указываются:

• дата составления;
• наименование учреждения, обособленного или структурного подразделения;
• наименование ГРБС или учредителя;
• уровень бюджета;
• коды по Сводному реестру и ОКТМО;
• ФИО и учетный номер ответственного лица;
• местонахождение списываемых объектов;
• реквизиты (наименование, номер, дата) приказа о создании комиссии;
• сведения о необходимости утилизации.

Форма заполняется в рублях с точностью до двух десятичных знаков. Если списанные МЗ необходимо уничтожить (утилизировать), в соответствующей строке ставится код «1», если утилизация не требуется, используется код «2».

В содержательной части формы 0510460 представлена таблица из 16 граф:

1. Код строки – гр.1.
2. Основное и дополнительное наименование объекта – гр.2-3.
3. Идентификатор объекта: номенклатурный номер, артикул, номер партии или паспорта и пр. – гр.4-5.
4. Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения – гр.6-7.
5. Норма расхода – гр.8.
6. Срок эксплуатации в месяцах – гр.9.
7. Сведения о фактически израсходованных МЗ (количество, цена, сумма) – гр.10-12.
8. Код и наименование причины списания – гр.13-14.
9. Процент членов комиссии, проголосовавших «за» – гр.15.
10. Решение комиссии по итогам голосования – 16.

При списании бланков строгой отчетности в графах 4 и 5 указываются серия и номер документа. Если списывается определенное количество БСО одной серии с последовательной нумерацией, допускается указание первого и последнего номера через знак «//». В графе 16 ставится отметка «отказать», если решение о списании не принято. Если члены комиссии согласны на списание МЗ, гр.16 не заполняется. В приказе 61н не содержатся коды возможных причин списания материальных запасов для заполнения графы 13, учреждениям следует утвердить их самостоятельно в учетной политике.

В содержательной части ф. 0510460 может быть несколько таблиц. Каждая таблица должна раскрывать информацию об объектах:

• относящихся к определенной аналитической группе: ОЦДИ, прочее движимое имущество;
• учтенных на определенном забалансовом счете: 27 «МЦ, выданные в личное пользование», 07 «Награды, призы, сувениры, ценные подарки» и др.

К форме 0510460 прикладывается лист голосования и, при необходимости, другие документы-основания. Если акт списания МЗ составлен на основании утвержденной ф. 0510440, голосование не проводится, лист голосования не прилагается и графы 14-16 не заполняются.

Форму 0510460 подписывают члены комиссии простой ЭП и председатель квалифицированной ЭЦП. В оформляющей части указываются ФИО и должности подписантов и контактный телефон ответственного исполнителя. Акт утверждает руководитель учреждения квалифицированной ЭЦП.

Ольга Березина Главный редактор Системы Госфинансы

В полном собрании электронных первичных документов и регистров вы можете скачать образцы всех электронных документов и просмотреть видеоинструкции по их заполнению. В сборнике представлены 35 форм первичных документов и 8 регистров, организованных по участкам учета.

Скачайте образцы документов, необходимых для работы бухгалтера.

Как создать акт в ГИИС «Электронный бюджет» читайте в Системе Госфинансы.

Посмотрите видеоинструкцию, как заполнить акт о списании МЗ (ф. 0510460).

Чтобы быть в курсе последних новостей и изменений в области бухгалтерского учета и налогообложения, подписывайтесь на наши социальные сети:

Что вы узнаете:

• Что может послужить основанием для составления формы 0504230
• Бланк формы 0504230 для скачивания
• Особенности заполнения формы 0504230
• Состав документа
• Что делать после составления акта
• Возможно ли обойтись без акта о списании материальных запасов
• Бухгалтерский учет
• Сколько экземпляров требуется при заполнении формы по ОКУД 0504230
• Приложения

Что может послужить основанием для составления формы 0504230

Выделяются три основные процедуры, при которых требуется составление акта о списании материальных запасов:

• Списание МПЗ (материально-производственных запасов) для производства. Порядок оформления и проведения процедуры определен п.98 Приказа №119н Министерства финансов России;
• Списание МПЗ, находящихся под особым контролем (все согласуется в соответствии с приказом №119);
• Списание МПЗ из-за выбытия (п. 124-126 приказа №119).

Эта форма заполняется в случаях списания материальных запасов, будь то затраты на ремонт, покупку нового оборудования, аренду и т.д.

Если форма 0504230 составляется после инвентаризации, основанием служат результаты этой процедуры. Также могут быть использованы следующие документы:

• Накладная на отпуск на сторону;
• Ведомость о выдаче запасов;
• Требование-накладная и другие.

Бланк формы можно скачать ниже:

Форма 0504230 скачать бесплатно >>

Особенности заполнения формы 0504230

Несмотря на то, что законодательством может не требоваться единая форма для составления акта, необходимо соблюдать несколько правил для правильного ведения делопроизводства:

• Заголовок акта заполняйте в предложном и родительном падежах;
• Укажите точную дату составления акта о списании материальных запасов по форме 0504230;
• Если перед составлением акта проводилась инвентаризация, обязательно укажите это;
• В каждом документе сначала должны быть указаны основания для составления акта. Обычно это приказ вышестоящих органов — укажите номер этого приказа;
• Гриф утверждения начальником организации указывается сверху справа. Если документ имеет несколько страниц, гриф ставится на первой странице.

Программа Бизнес.Ру помогает автоматизировать процесс заполнения документов и исключить ошибки при их оформлении. В ней уже есть готовые шаблоны, которые позволяют составлять договоры в несколько кликов, добавлять печати и подписи, а также обмениваться документами с другими организациями. Вы можете оценить функционал программы Бизнес.Ру прямо сейчас >>

Что делать после составления акта

После того как форма 0504230 для акта о списании материальных запасов заполнена, бухгалтер должен оформить следующие проводки:

• Дебет 20, Кредит 94 — эта проводка показывает общий объем недостачи или порчи имущества, информация для нее берется из акта или другого документа. Если объем списанного имущества превышает лимит натуральной убыли, бухгалтер использует другой счет — №2 счета 74;
• Дебет 94, Кредит 10 — указывается балансовая стоимость списанного имущества, информация для этого берется из акта.

Можно ли обойтись без акта о списании материальных средств

Обычно форма 0504230 необходима для правильного и спокойного списания имущества организации. Однако стоит учитывать, что составление таких документов и созыв комиссии могут занять много времени, из-за чего руководители иногда отказываются от заполнения такого акта.

В таких случаях бухгалтеры руководствуются методическими рекомендациями по учету материальных запасов и оформлению других документов, которые контролируют передачу имущества со склада в подразделения компании.

Сколько экземпляров требуется при заполнении формы по ОКУД 0504230

Бухгалтеру рекомендуется составить минимум три экземпляра документа: первый экземпляр нужен для бухгалтерии для учета данных в последующих документах. Второй экземпляр передается комиссии, проверяющей списание. Третий экземпляр получает лицо, материально ответственное за изменение счета.