Процесс внесения изменений в штатное расписание

Изменения в штатное расписание могут вноситься по различным причинам, например:

• введение новых должностей;
• исключение существующих должностей;
• сокращение штата сотрудников;
• корректировка заработных плат и надбавок.

Любое событие, которое изменяет трудовой порядок, должно быть отражено в штатном расписании.

Процедура внесения изменений в штатное расписание

Действия зависят от оснований. Основные случаи включают:

• дату вступления изменений в силу;
• названия новых отделов, филиалов и должностей;
• количество новых позиций;
• размер окладов, надбавок и других показателей.

При исключении должностей указываются:

• дата вступления изменений;
• названия и количество исключаемых должностей.

Кто уполномочен оформить приказ

Приказ может подготовить любой сотрудник, обладающий соответствующими полномочиями: юрист, кадровик, секретарь или директор. В любом случае руководитель предприятия должен официально утвердить документ.

Как указать основания для изменений в штатном расписании

Основание — это причина изменений, которая указывается непосредственно в приказе, обычно в формулировке «В связи с…». Причина в документе должна точно соответствовать реальной ситуации на предприятии. Желательно приложить подтверждающий документ, например, служебную записку.

Можно ли внести изменения в штатное расписание задним числом

Приказ о внесении изменений в штатное расписание должен быть издан заранее и датирован текущей датой. Вносить изменения задним числом не допускается.

Пример приказа об изменении штатного расписания

Руководитель департамента кадрового обслуживания сервиса аутсорсинга «Главбух Ассистент» лично занимается постановкой на учет клиентов сервиса.

Как составить приказ об изменении штатного расписания

В вашей компании утверждено штатное расписание, но периодически возникает необходимость пересмотра должностных ставок, утверждения новых позиций или сокращения существующих. В таких случаях готовится приказ о внесении изменений в штатное расписание. Рассмотрим особенности этого документа.

Структура компании, численность сотрудников и кадровые позиции определяются штатным расписанием. Решение об изменении данного документа принимает руководитель, утверждая его соответствующим приказом. Инициатива может исходить и от руководителей структурных подразделений, которые пишут служебную записку, на основании которой готовится приказ.

Причины для внесения изменений в штатное расписание могут быть следующие:

• исключение должностных позиций;
• введение новых кадровых единиц;
• сокращение штата сотрудников;
• изменение окладов;
• переименование должностей или структурных подразделений.

Закон не требует использования унифицированного бланка приказа, поэтому организация вправе разработать свою форму. Документ оформляется по стандартным правилам с указанием обязательной информации:

• наименование организации;
• город или населенный пункт;
• номер документа;
• дата документа;
• основание для издания приказа;
• дата вступления изменений в силу;
• ответственные за исполнение (при необходимости);
• должность подписавшего, его инициалы и расшифровка.

В качестве обоснования можно указать оптимизацию структуры персонала, организационно-технические инновации, внедрение профессиональных стандартов, расширение (или сокращение) производства и т. д. Приказ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

Блог экспертов для бизнеса.
Актуальные материалы:

• Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
• Перечень рискованных операций для ООО и ИП в 2025 году
• Изменения в законодательстве для бизнеса с июня 2025 года
• Как компаниям и ИП безопасно переводить средства физлицам
• «Выручку все равно найдут» или какие схемы по укрытию доходов не работают

Уведомление сотрудника об изменениях в штатном расписании

Есть несколько ситуаций, когда необходимо письменное уведомление сотрудника:

• изменение зарплаты;
• переименование должностей;
• переименование структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре и трудовой книжке;
• перевод на другую должность;
• сокращение штата;
• в других случаях изменения условий труда, предусмотренных трудовым договором.

Не требуется уведомлять сотрудников о введении новых должностей или ликвидации вакантных.

Может ли генеральный директор изменить штатное расписание без согласия работодателя?

В Определении 3-го КСОЮ от 01.09.2021 № 88-15352/2021 описана интересная ситуация. Компания подала иск к сотруднику, который без согласования с работодателем увеличил себе зарплату в два раза. О данном факте компания узнала случайно — по результатам аудита при прекращении трудовых отношений. Работодатель посчитал, что сотрудник получил зарплату, не соответствующую условиям трудового договора, в результате недобросовестных действий. В итоге суд взыскал с сотрудника излишне выплаченную зарплату в размере 581 637 рублей.

В Определении 3-го КСОЮ от 01.09.2021 № 88-15352/2021 описана интересная ситуация. Компания подала иск к сотруднику, который без согласования с работодателем увеличил себе зарплату в два раза. О данном факте компания узнала случайно — по результатам аудита при прекращении трудовых отношений. Работодатель посчитал, что сотрудник получил зарплату, не соответствующую условиям трудового договора, в результате недобросовестных действий. В итоге суд взыскал с сотрудника излишне выплаченную зарплату в размере 581 637 рублей.