Как правильно написать адрес в письме: образец и рекомендации

1. Письмо должно быть напечатано на белой бумаге или бумаге светлых оттенков формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поле не менее:

Дата письма — это дата его подписания. Дату следует записывать арабскими цифрами в формате: день месяца, месяц, год. Например, «05.06.2007».

Также допускается словесно-цифровой вариант, например «05 июня 2007 года».

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом по усмотрению (например, инициалами руководителя направления). Если письмо составлено совместно несколькими отделами, регистрационный номер включает номера каждого из этих отделов, разделенные через косую черту.

Ссылка на исходящий номер и дату письма включает исходящий номер и дату ответного письма.

Адресатом может быть организация, ее структурное подразделение, должностное или физическое лицо. При адресовании письма должностному лицу инициалы указываются ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Должность лица, которому адресовано письмо, указывается в дательном падеже, например:

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим или четвертым адресатами не используется. При большем числе адресатов составляется список получателей.

В реквизите «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Ярославский проспект, дом 12, город Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу сначала указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Текст письма может быть представлен в виде таблицы, текста или их комбинации.

Заголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, графы должны быть пронумерованы, а на последующих страницах должны указываться только их номера.

Связный текст обычно состоит из двух частей. В первой указываются причины, основания и цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. Текст может также содержать только заключительную часть (например, просьбу без пояснений).

В тексте письма, основанного на документах других организаций, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату документа, регистрационный номер и заголовок текста.

В письме используются следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).

Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте письма, оформляется следующим образом:

Если в письме есть приложение, которое не упоминается в тексте, указывается его название, количество листов и экземпляров; если приложений несколько, они нумеруются, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 листов в 2 экземплярах.

2. Запись акта приемки-передачи на 1 литр в двух экземплярах.

Если приложения собраны в брошюру, количество листов не указывается.

Если к письму прилагается другой документ, также содержащий приложение, наличие приложения отмечается следующим образом:

Советуем прочитать: Ежемесячное пособие для детей военнослужащих

Приложение: письмо от МВД РФ от 05.05.2007 года № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 листа.

Если приложение отправляют не на все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии делается таким образом:

Приложение: на 3 листа в 5 экземпляров, только на первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо не на бланке, и сокращенное — на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор ООО «Компания «Название»

А.А. Иванов

Директор

А.А. Иванов

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в порядке их должностей, например:

Директор ООО «Компания «Название»	А.А. Иванов
Главный бухгалтер	М.В. Петров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Заместитель директора по продажам	Заместитель директора по покупкам
А.А. Иванов	М.В. Петров

Оттиск печати подтверждает подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Правила этикета в деловой переписке

Хотите произвести положительное первое впечатление? Когда речь идет о деловой переписке, важно уметь общаться профессионально. Узнайте, как составлять официальные письма на профессиональном уровне.

В деловом мире профессиональные отношения могут привести к долгосрочному партнерству или помочь укрепить лояльность клиентов. Когда дело доходит до деловой переписки, важно начинать с правильного приветствия. Не важно, отправляете ли вы сопроводительное или электронное письмо, профессиональное приветствие всегда играет ключевую роль!

Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы подготовили подборку советов и приемов, которые используют профессионалы в области маркетинга, инвестиций и офисной работы. Давайте начнем с нескольких полезных рекомендаций о том, как правильно указать получателя письма.

Лучшие советы о том, как правильно указать получателя письма

Укажите контактную информацию
Как обращаться к адресату в официальном письме
Укажите свою контактную информацию вверху
Укажите дату
Укажите адрес получателя
Укажите приветствие
Не забудьте о двоеточии и запятой
В заключение

Желаете, чтобы ваше благодарственное письмо попало прямо в руки получателя? В таком случае необходимо правильно указать адресата. Существует ряд правил, которые следует соблюдать, особенно если вы отправляете письмо в крупную организацию с множеством отделов.

Чтобы письмо достигло нужного получателя, укажите всю требуемую информацию, выполнив следующие шаги:

Заполните контактные данные

Если вы не используете конверты с преднапечатанными данными, укажите свое имя, должность, название компании и ее адрес в верхнем левом углу.

Имя получателя. Напишите имя адресата в верхней строке адресного раздела. Оно должно быть размещено по центру конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.
Должность. Если вы знаете должность получателя, укажите ее в следующей строке. При отсутствии данной информации укажите название отдела.
Название компании. В следующей строке укажите название компании или организации, где работает адресат. Без этой информации ваше письмо будет выглядеть менее профессионально и может не дойти до получателя.
Точный адрес. Адрес компании должен быть написан в одну строку. Если он слишком длинный, разделите его на две строки, указав название улицы в первой строке.
Город, штат и почтовый индекс. Эти данные указывайте в нижней строке. Используйте два пробела между штатом и почтовым индексом.

Советуем прочитать: Как переслать документы в другой город

(805S — здание; Arlington boulevard — название улицы; Apt 1A — комната; Arlington — город; VA — штат)

Изучите другие примеры указания адресов на конвертах и потренируйтесь писать свой адрес, чтобы понять, как правильно его оформить. Хотя сегодня письма в конвертах отправляют редко, деловая переписка все еще основывается на этом.

Следуйте этим рекомендациям, чтобы профессионально обратиться к адресату в письме.

Как правильно обратиться к адресату в официальном письме

Это пошаговое руководство поможет овладеть искусством формальной переписки и улучшить навыки письма. Узнайте, как выбрать подходящее приветствие для деловой переписки.

Укажите свои контактные данные вверху

Чтобы адресат сразу понял, кто вы и как быстро с вами связаться, укажите свою контактную информацию. Это важно, особенно если вы хотите получить ответ.

Многие не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме и осознают это слишком поздно, упуская шанс на получение работы мечты.

Укажите дату

Этот шаг прост: просто проверьте календарь и правильно укажите дату.

Укажите адрес получателя

Эта деталь проста, но очень важна. Укажите адрес получателя в верхнем левом углу письма, на несколько строк ниже даты. Вот пример, который можно использовать для правильного указания адреса в деловом письме:

Укажите приветствие

Независимо от того, пишете ли вы рекомендательное письмо или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любой переписки, как онлайн, так и офлайн. Давайте рассмотрим основные проблемы при выборе приветствия.

Прежде всего, приветствие должно быть простым. Не используйте неформальные приветствия, такие как «Привет!». Вместо этого выберите один из проверенных вариантов для деловой переписки:

Хотя приветствие «Уважаемый» может показаться слишком формальным и старомодным, оно отлично подходит для заявления об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Уважаемый», за которым следует обращение (г-н, г-жа) и фамилия:

Если вы знаете только полное имя, используйте его без титулов. Такой подход является формальным и гендерно нейтральным:

Как обращаться к женщине, если не известно, замужем ли она? Ответ прост: избегайте упоминаний о семейном положении. Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), используйте его в качестве обращения.

Хотите быть в курсе последних тенденций в деловой переписке? Ознакомьтесь со статьей «5 самых популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».

Как обращаться к малознакомому человеку в электронном письме? Имя адресата может быть неизвестно, особенно если вы отправляете письмо в организацию, с которой ранее не работали. Чтобы узнать, к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое исследование.

Советуем прочитать: Что подразумевает статья 115 УК РФ

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Еще один эффективный метод – поиск данных в Интернете через Facebook или LinkedIn. Независимо от выбранного способа, избегайте этих раздражающих приветствий в электронной переписке:

Если вы ищете универсальное приветствие для различных адресатов, используйте «Hi, everyone …». Это приветствие всегда подойдет для деловой переписки любого формата. В конечном итоге, вы хотите произвести положительное впечатление.

Не забывайте о двоеточии и запятой

При обращении поставьте запятую или двоеточие в конце. Некоторые специалисты считают, что запятая в деловой переписке – лучший выбор. Другие предпочитают использовать двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.

Совершенствуйте свой английский с лучшими онлайн-репетиторами!

Заговорите уверенно благодаря поддержке репетиторов Preply. Начните учиться сегодня и быстро развивайтесь в рамках вашего бюджета и графика!

Оформление делового письма по ГОСТу: основные правила

Составление и оформление деловых писем — важная часть повседневной работы любого предприятия. Умение составлять стандартные деловые письма вырабатывается довольно быстро, но одно неправильно оформленное письмо в начале деятельности предприятия может помешать установлению выгодного и долгосрочного сотрудничества.

Правила оформления делового письма
Как следует оформлять деловые письма
Как оформить реквизиты делового письма

Оформление деловых писем по ГОСТу

ГОСТом установлены требования не только к составу, но и к размещению обязательных реквизитов на странице. Также установлены отступы и границы, которые отправитель должен соблюдать при размещении реквизитов и текста. Среди требований, общих для всех видов деловой переписки:

Отступ справа — 10 мм, слева, сверху и снизу — 20 мм;
Нумерация страниц — посредине сверху;
Нумерация каждого приложения — отдельно;
Исходящий номер письма указывается в левом верхнем углу (в Журнале регистрации документов этот номер необходимо зафиксировать);
Название организации, фамилия и должность адресата располагаются в правом верхнем углу;
Должность отправителя и его фамилия указываются в нижнем левом углу;
Дата написания письма указывается внизу.

Бланк делового письма: пример расположения реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Нумерация реквизитов, показанных на рисунке, соответствует требованиям ГОСТа. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, при составлении и оформлении делового письма могут использоваться до 30 реквизитов. На практике полный набор реквизитов используется редко. Назначение каждого документа определяет свой набор реквизитов. Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты:

Номер реквизита по ГОСТ Р 7.0.97-2016