Как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Согласно моим наблюдениям, новичкам-бухгалтерам доставляет некоторые сложности оформление авансовых отчетов в начальной стадии работы.

На сегодняшний день мы изучим основные принципы этого процесса, а также рассмотрим наиболее часто встречающиеся ситуации в жизни. Все практические задания будут выполнены в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Выдача наличных денег из кассы
Выдача безналичных денежных средств
Выдача денежных документов
Отчет со стороны сотрудника
Реальные примеры авансовых отчетов из реальной практики

Нет нужды объяснять, что за расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счет:

Выдача активов отражается работнику по дебету данного счета, а списание — по кредиту.

Например, мы выдали 5000 подотчетных средств из кассы:

Дт 71 Кт 50 5000

Работник предоставил отчет о использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов, например, за электричество:

Дт 26 Кт 71 5000

Почему я упомянул активы? Все дело в том, что мы можем выдать работнику:

Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
Перевод безналичных денежных средств с расчетного счета организации на карточный счет сотрудника.
Использование денежных документов, например, билетов на самолет для командировки.

Давайте рассмотрим каждый из указанных выше примеров.

Авансовые отчеты в 1С 8.3 — подробная пошаговая инструкция по заполнению

Бухгалтерам часто приходится создавать авансовые отчеты для расчета наличных сотрудникам. Этот документ нужен для подтверждения потраченных сумм или использования ранее выданных денежных документов.

Возьмем в рассмотрение простой пример. Одного из сотрудников направили в командировку и передали определенную сумму денег для приобретения билета. По возвращении сотрудник представляет этот билет бухгалтеру для подтверждения фактических затрат. Затем, на основании этого билета, бухгалтер составляет авансовый отчет.

Есть еще множество других примеров. Это покупка различных материалов, товаров (канцтовары, хозяйственный инвентарь и т.д.), оплата за ГСМ, суточные, почтовые расходы и так далее.

В данной статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по оформлению авансового отчета в программе 1С 8.3 и предоставим пример его заполнения.

Оформление авансового отчета в программе 1С

Оформление данного документа практически идентично как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому данная статья подойдет всем пользователям.

Для создания нового авансового отчета необходимо перейти в раздел «Банк и касса» и выбрать пункт «Авансовые отчеты». Затем, на открывшейся странице со списком, следует нажать кнопку «Создать».

Получите бесплатно понятные самоучители по 1С:

Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

Первым шагом необходимо выбрать сотрудника, на которого будет оформляться документ, а также подразделение.

Первая вкладка содержит список документов, по которым сотрудник получил денежные средства. Валюта и сумма автоматически подставятся.

Давайте кратко рассмотрим содержимое остальных вкладок:

На вкладке «Товары» указывается список товарно-материальных ценностей, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по этим товарам будут сформированы соответствующие проводки о поступлении.
В информации на третьей вкладке содержатся данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
На вкладке «Оплата» находятся данные о суммах, которые поставщики заплатили за ранее приобретенные товары в виде предоплаты.
В разделе «Прочее» указываются прочие расходы. В нашем случае именно на этой вкладке мы предоставим отчет.

Перед печатью необходимо провести проверку данного документа. Печатная форма этого документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Советуем прочитать: Примеры составления письма с благодарностью за сотрудничество

Как видно из печатной формы и нижней части документа, у данного сотрудника получился превышение затрат.

Это означает, что он потратил больше денежных средств, чем получил изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было упомянуто ранее, эту разницу необходимо вернуть сотруднику с помощью кассового документа на выдачу наличных.

Ознакомьтесь также с роликом, на котором показано, как правильно заполнять авансовый отчет в программе 1С:

Шаг за шагом наше видео покажет, как создать записи в книге покупок в программе 1С 8.3
Видеоинструкция по проведению взаимозачета между организациями с помощью документа «Корректировка долга» в программе 1С 8.3
Ролик о том, как работать с командировками и командировочными расходами в программе 1С 8.3 «Бухгалтерия»
Как оформить отпуск и рассчитать отпускные в программе 1С ЗУП 8.3

Практическое пособие по заполнению авансового отчета в программе 1С 8.3

как правильно заполнять авансовый отчет и т.д.

Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо разобраться с основными понятиями и принципами составления авансового отчета.

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает факт получения денежных средств от организации для предоставления отчетности о их использовании. Он является основой для последующей выплаты суммы аванса. Составление авансового отчета является обязательным для подотчетного лица.

Чтобы правильно заполнить авансовый отчет, необходимо знать следующие понятия:

Выплата подотчет от организации – это денежные средства, предоставляемые организацией для выполнения служебных обязанностей подотчетным лицом. Выплата подотчет может быть произведена как наличными, так и безналичным способом.
Расчеты с подотчетными лицами – это процесс фиксации проведения денежных операций с подотчетными лицами. В процессе расчетов подотчетное лицо получает денежные средства от организации и предоставляет отчетность об их использовании.

Правильное заполнение авансового отчета включает следующие шаги:

Указание даты составления отчета.
Указание периода, за который составляется отчет.
Указание цели используемых денежных средств.
Указание суммы аванса и его условий возврата.
Указание документов, подтверждающих использование денежных средств.
Подписание отчета подотчетным лицом и руководителем организации.

Таким образом, для правильного заполнения авансового отчета необходимо иметь хорошее понимание понятий выплаты подотчет от организации и расчеты с подотчетными лицами. Ознакомившись с основными принципами и шагами заполнения отчета, вы сможете составить его самостоятельно и правильно.

какие документы должно предоставить подотчетное лицо,
кому можно выдавать средства под отчет.

Постараемся максимально разобраться во всем. Итак, сотрудник получил сумму для хозяйственных нужд под отчет.

СОВЕРШИТЕ ПЕРВЫЕ ШАГИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ!

Быстрый курс «Основы бухгалтерского учета + 1С 8.3» — всего за 499 руб.

ФИНАНСОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ, ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ, УЧЕТ КАШЕВЫХ СРЕДСТВ, БАЛАНС, УЧЕТ НДС

Цели выдачи средств в подотчет

Рассмотрим, для каких целей выдаются деньги в подотчет. Это могут быть:

командировочные расходы,
приобретение материалов или канцелярских товаров,
оплата ГСМ и других административно-хозяйственных нужд.

Сотрудник обязан предоставить отчет об использовании полученной суммы в течение трех дней после:

возвращения из командировки,
Срок выдачи денежных средств истек;
Выход на работу после окончания отпуска или болезни, при условии, что срок истек в данный период.

Необходимо составить документ авансовый отчет по форме АО-1 для отчетности о расходовании авансовых денег.

Таким образом, мы приступаем к практическим действиям.

Бухгалтер организации выдала наличные денежные средства сотруднику Пригожину для оплаты услуг связи в размере 10 000 рублей 6 января.

Сотрудник предоставил подтверждающие документы и отчитался о потраченной сумме в размере 6 000 рублей 8 января.

Выдача суммы подотчет

Сначала необходимо осуществить выдачу денег в подотчет в программе 1С.

Для этого нужно нажать кнопку Выдача.

Также нужно заполнить расходный кассовый ордер.

Заполните все поля соответствующей информацией об подотчетном лице, его реквизитах, виде операции, статье расходов и основании выдачи авансовых средств. После заполнения нажмите кнопку «Провести».
После проведения документа проверьте сформированную проводку.
Операция отражает задолженность сотрудника по дебету счета 71.01.
Сотрудник должен был расписаться в расходном кассовом ордере при получении денег.
Совет от профессионалов: работа в программе 1С 8.3. проще, чем может показаться! И использование практического примера помогает лучше усвоить материал.
Курс-практикум «Работа в программе 1С: Бухгалтерия 8.3. Учет хозяйственных операций» включает в себя все аспекты бухгалтерского и налогового учета.
Создавать операции по начислению и выплате заработной платы
Формировать операции по перемещению материалов и основных средств
Производить расчеты по НДС, создавать регистры и выполнять регламентные операции
Выполнять операции по взаимодействию с контрагентами и проверять соответствие платежей
Формировать другие отдельные операции во всех разделах бухгалтерии

Создание авансового отчета в программе БП 3.0

Рассмотрим процесс формирования авансового отчета в редакции 3.0 программы 1С Бухгалтерия.

Сначала сотруднику передаются деньги через документ Выдача наличных (Место и время — Документы кассы — Выдача) с видом операции Передача денег подотчетному лицу или документом Списание со счета (Место и время — Банковские выписки — Списание) с видом операции Перечисление денег подотчетному лицу. Получатель – сотрудник, Статья расходов – Получение подотчетных сумм.

После использования денег сотрудник должен представить отчет, и в системе создается документ Авансовый отчет (раздел Место и время). В шапке указывается дата, подотчетное лицо и склад получения, если сотрудник покупал товары для организации. По ссылке НДС в сумме можно выбрать способ включения НДС.

На вкладке Авансы можно добавить несколько документов, в которых производилось списание с корпоративной карты денег.

На вкладке Товары необходимо указать приобретенные сотрудником товары и заполнить поле Документ (расхода) с указанием номера и даты чека. Если имеются счета-фактуры, необходимо отметить соответствующую опцию и указать их реквизиты. Если в чеке указано НДС, но счета-фактуры от поставщика отсутствуют, необходимо указать процент НДС в колонке НДС.

На вкладке Прочие отображаются оплаченные услуги и другие затраты сотрудника, включая суточные.

Если в таблице указаны данные о счетах-фактурах, то при создании авансового отчета формируется документ «Счет-фактура полученный», в котором установлен флаг Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Если вы хотите отложить этот вычет, снимите галочку.

Неиспользованные денежные средства сотрудник должен вернуть, их можно отразить через Поступление в кассу или Поступление на расчетный счет. Документы можно создать на основании Авансового отчета. Если расходы сотрудника превышают выданные средства, создается документ Списание наличных или Списание с расчетного счета.

Пошаговая инструкция по заполнению авансового отчета в программе 1С 8.3 бухгалтерия

Персональные данные сотрудника, включающие его ФИО и должность.
Сумма полученных денежных средств и перечень расходов, на которые они были потрачены.

сумма долга, возникшего при составлении отчета, которую должна либо организация передать сотруднику (перерасход), либо сотрудник передать компании;
количество средств, выданных по авансовому отчету;
общая сумма расходов по авансовому отчету;
оставшаяся сумма долга по лицевому счету.

Шаг 1. Откройте окно «Авансовые отчеты» в программе 1С 8.3

Перейдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне будет показан список всех имеющихся авансовых отчетов. Чтобы создать новый отчет, нажмите кнопку «Создать» (3).

Будет показано окно для заполнения основных данных авансового отчета. Оно выглядит следующим образом:

Шаг 2. Заполните основные реквизиты авансового отчета в программе 1С 8.3

В начальном разделе отчета о предоплате необходимо заполнить следующие поля: «Название организации» (4), «Ответственное лицо за подотчет» (5), «Склад» (6). Поле «Склад» заполняется только в случае, если подотчетное лицо приобретало товары или основные средства.

Предоплаты

На вкладке «Предоплаты» (8) отображаются суммы, выданные подотчетному лицу. Чтобы заполнить это поле, выберите соответствующий расходный кассовый ордер в поле «Документ предоплаты» из предложенного списка. Сумма предоплаты будет автоматически заполнена.

Товары

Если сотрудник, за которым закреплен подотчет, приобретает товары или материалы, то необходимо указать их наименование и стоимость в разделе «Товары» (9). В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, по которому были получены эти ценности, а также его номер и дату. В поле «Номенклатура» укажите наименование товаров или материалов, которые сотрудник приобрел по этой накладной. Также заполните поля «Количество» и «Цена». Поле «Сумма» авансового отчета будет рассчитано автоматически программой 1С 8.3. Поле «Счет учета» также будет определено автоматически программой 1С 8.3, в зависимости от типа поступаемой номенклатуры (товары, материалы, основные средства).

Оплата

Если тот, кто должен давать отчет, заплатил за товары или услуги из суммы, за которую он отвечает, то заполните раздел «Оплата» (10) в авансовом отчете в программе 1С 8.3. В поле «Документ (расхода)» укажите вид документа, который был оплачен. В поле «Контрагент / договор» выберите поставщика и введите его контрактные данные. В разделе «Содержание» укажите назначение оплаты, например, «Оплата за аккумуляторные батареи». В поле «Погашение задолженности» выберите, по какому документу была произведена оплата. Также укажите сумму оплаты (поле «Сумма»).

Дополнительная информация

Если подотчетное лицо отчитывается по командировке, а также транспортным, почтовым и прочим расходам, не отраженным в предыдущих вкладках, заполните соответствующую вкладку «Прочее» (11) в 1С 8.3. Аналогично предыдущим вкладкам заполните также вкладку «Документ расхода». В поле «Номенклатура» выберите расходы, за которые отчитывается подотчетник, укажите сумму расхода в поле «Сумма». Поле «Счет затрат» авансового отчета в 1С 8.3 заполнится автоматически.

Четвертый шаг. Сохранение и печать авансового отчета в 1С 8.3

После заполнения всех полей авансового отчета в 1С 8.3, вы можете провести и распечатать его. Нажмите кнопку «Провести» (12). Теперь в учете есть бухгалтерские записи по авансовому отчету. Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку «Печать» (13).