В традиционном осенне-зимнем периоде количество больничных часто растет. Если сотрудник заболел, то его рабочие обязанности можно переключить на другого сотрудника на время его болезни.
- Во-первых, с необходимостью получить письменное согласие этого сотрудника;
- Во-вторых, следует учесть дополнительную оплату за его дополнительные обязанности.
Если трудовым договором или должностной инструкцией сотрудника предусмотрено выполнение обязанностей отсутствующих коллег, то нет необходимости в дополнительной оплате за увеличение объема работ и получение согласия работника.
Как передать работнику дополнительные обязанности заболевшего
В случае отсутствия указаний о замещении больничного сотрудника в трудовом договоре или должностной инструкции, передачу его работы другому работнику можно осуществить двумя способами, которые разрешены статьями 60.2 (совмещение) и 72.2 (перевод) ТК РФ.
Возможности передачи обязанностей больничного работника коллегам
- Временный перевод на должность сотрудника, который ушел на больничный, на основании статьи 72.2 ТК РФ.
- Совмещение должностей (своих и больничного) на основании статьи 60.2 ТК РФ. Этот вариант удобен в случае, если дополнительные обязанности незначительны.
- Найм нового сотрудника. Этот вариант удобен лишь в случае продолжительного отсутствия работника, например, при предстоящей сложной операции и т.п.
Перевод сотрудника на должность заболевшего (замещение)
В данной ситуации сотрудник, который заменяет больного, выполняет только работу заболевшего коллеги и получает за нее зарплату в соответствии с выполненной работой. Если новая работа сложнее или объемнее, за нее может быть назначена большая зарплата, которая устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Нельзя перевести одного работника на должность другого. Порядок перевода определен статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Перевод оформляется только с согласия работника, за исключением чрезвычайных ситуаций (пункты 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ). И абсолютно недопустимо переводить работника на другую должность, если у него есть противопоказания по состоянию здоровья.
В случае согласия руководителя и работника на перевод, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном замещении во время болезни.
Срок замещения должен быть равен сроку болезни работника. Однако стоит учесть, что в Трудовом кодексе РФ установлен максимальный срок замещения — 1 год.
Если дата возвращения больного сотрудника неизвестна, в дополнительном соглашении следует указать, что замещение будет производиться до момента выхода основного работника из больничного.
Никаких записей в трудовую книжку вносить не требуется, и СЗВ-ТД сдавать не нужно.
Приказ о временном замещении
Вы можете разработать собственную форму приказа о временном замещении или воспользоваться унифицированными формами: Т-5 или Т-5а.
Сотрудника необходимо ознакомить с приказом и получить его подпись.
Пример приказа о временном замещении
Общество с ограниченной ответственностью «Название»
О возложении обязанностей временно отсутствующего работника
В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера Фамилия И.О.
Возложить на Фамилия И.О. исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера Фамилия И.О. без освобождения ее от основной работы по должности бухгалтера, предусмотренной трудовым договором от «___»_______2022 № ___
Срок возложения обязанностей, указанных в п. 1 настоящего приказа: от «___»_______2022 № ___ до даты окончания периода временной нетрудоспособности Фамилия И.О. включительно.
За выполнение дополнительной работы по должности главного бухгалтера Фамилия И.О. производить ежемесячную доплату в размере _____________________ (______________) руб.
Бухгалтеру по расчету заработной платы Фамилия И.О. при начислении зарплаты руководствоваться настоящим приказом.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: дополнительное соглашение от «___»_______2022 № ___ к трудовому договору от «___»_______2022 № ___.
Генеральный директор _____________________ Фамилия И.О.
Совмещение своих обязанностей и заболевшего работника
Слово «совмещение» означает, что в течение рабочего дня сотрудник помимо своей основной работы также выполняет обязанности, которые обычно выполняет сотрудник на больничном. Правила, регулирующие совмещение, описаны в статье 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации.
Этот способ возможен в случае, если объем дополнительной работы небольшой, и работник физически может выполнять свои основные обязанности и обязанности заболевшего сотрудника.
За совмещение работник получает дополнительную оплату, размер которой определяется на основании соглашения между работником и работодателем.
При совмещении (переводе) с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем, помимо указания срока совмещения, размещается информация о размере доплаты (согласно статье 151 Трудового кодекса РФ) за выполнение дополнительной работы. Сумма этой доплаты может быть любой, поскольку законодательством она не регулируется.
Записей о совмещении в трудовую книжку вносить не требуется.
Приказ о совмещении
Существует определенная форма приказа о совмещении должностей. Вы можете составить приказ в свободной форме, учитывая все требования и обстоятельства, или воспользоваться утвержденной Госкомстатом формой Т-1, которую можно доработать.
Образец Приказа о совмещении
Общество с ограниченной ответственностью «Название»
О совмещении профессий (должностей)
В связи с болезнью главного бухгалтера (или, например, увольнением главного бухгалтера) на период до назначения нового главного бухгалтера в соответствии со статьей 151 Трудового кодекса РФ
Возложить исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей на Фамилия И.О. с ее согласия с «___»___________ 2022 г. до того момента, как основной работник выйдет с больничного (или, например, до назначения нового главного бухгалтера).
Установить доплату за совмещение должностей в размере _______ процентов оклада по совмещаемой должности.
Бухгалтерии при начислении зарплаты руководствоваться данным приказом.
Отделу кадров ознакомить Фамилию И.О. с данным приказом под подпись.
Основание: дополнительное соглашение № __ к трудовому договору от «___»________ 2022 г
Если выполнение работы заболевшего коллеги предусмотрено трудовым договором
Если в соглашении о работе прямо указано, что сотрудник выполняет обязанности другого сотрудника во время его болезни, то не требуется никаких приказов или дополнительных соглашений. В этом случае достаточно проинформировать сотрудника о том, что его коллега заболел.
Фотографии, использованные в этой статье, взяты с сайта freepik.com
Причины для замены
Поводом для замены члена персонала может послужить множество обстоятельств, наиболее распространенными из которых являются:
- заболевание одного из сотрудников;
- отпуск по беременности и родам или обычный плановый отпуск;
- командировка и т.д.
Стоит отметить, что в таких случаях не всегда назначается временный заместитель.
Часто такая необходимость возникает при продолжительном отсутствии сотрудника, превышающем три рабочих дня, или когда его обязанности настолько важны, что без них нормальная работа компании становится невозможной.
Кто может заменить
Чтобы начать процесс замещения временно отсутствующего сотрудника, сначала нужно найти подходящего кандидата для замены.
Это должен быть человек с достаточной квалификацией, образованием и опытом.
Он может работать на другой должности внутри компании (при этом необходимо получить его письменное согласие), либо быть принятым извне на условиях совмещения.
В определенных случаях, когда требуется заменить отсутствующего сотрудника, заключается новый срочный трудовой договор с учетом конкретного ограниченного срока.
Кто должен составить приказ
Обычно директора компаний не занимаются лично созданием распорядительной документации. Это обычно делают руководители структурных подразделений, юрисконсульты или секретари в зависимости от необходимости подготовки определенного распоряжения.
Приказ о временной замене работника обычно направляется по инициативе отдела кадров и оформляется в самом отделе или секретарем.
Исходные данные для приказа
Приказы, которые разрабатываются, требуют надлежащего основания. Каждое распоряжение должно иметь документальное основание и обоснование.
Основание может быть указано в виде соответствующей статьи закона, имеющей непосредственное отношение к сути приказа, или внутреннего документа компании, такого как акт, Положение учетной политики, служебная или докладная записка. Что касается обоснования, это реальная причина, по которой было издано распоряжение.
Приказ о временной замене — возложение обязанностей на период болезни
В случае, если сотрудник, занимающий важную должность в организации, ушел в больницу, работодатель имеет право временно привлечь другого человека для его замещения. Процедура такого замещения регулируется положениями статьи 72.2 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Для юридического закрепления указанных обстоятельств работодатель должен выдать отдельный приказ. Для этих целей компания может использовать собственно разработанную форму документа или воспользоваться одной из унифицированных форм, представленных в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно документом Т-5 (при замещении одной должности) или Т-5а (при замещении нескольких должностей). Вы можете скачать эту форму бесплатно, щелкнув на изображении ниже:
Важно! Начиная с 01.01.2013 года, использование стандартизированных форм первичных документов не обязательно. Возможно разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. Он должен соответствовать требованиям Федеральных стандартов бухгалтерского учета 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Подробнее о ФСБУ 27/2021 мы рассказали в нашей статье. Одно из положений ФСБУ 27/2021 — Положение о хранении документов на территории Российской Федерации — вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы рассказали в другой нашей публикации.
Более подробно о особенностях использования стандартизированных форм на предприятиях вы можете узнать в статье «Перечень унифицированных форм первичных документов».
На нашем сайте по ссылке ниже вы можете скачать заполненный образец приказа о возложении обязанностей на время больничного:
Прием на работу согласно договору во время основного работника на больничный лист
Существуют определенные особенности, которые характеризуют процесс замещения основного работника компании (на его должность) другим сотрудником во время его больничного отпуска.
Для оформления такого замещения необходимо составить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору с заместителем. Однако заместитель имеет право отказаться от подписания данного соглашения.
Если в исходном трудовом договоре работника указано, что он будет замещать кого-либо в случае его болезни, то механизм, использующий приказ, не применяется, и замещение происходит автоматически в соответствии с условиями трудового договора.
В случае принятия нового сотрудника на работу, с ним заключается временный договор, который будет действовать до окончания больничного основного работника. В этом случае также не требуется оформление приказа о замещении.
Вся информация о правилах и условиях временного замещения руководителя содержится в системе КонсультантПлюс. Для получения бесплатного доступа к системе и получения готового решения, пройдите пробный период.
Понятие временного замещения должности
Временное замещение должности — это перевод сотрудника организации на другую должность при наличии соответствующего распоряжения. Такой перевод может быть как временным, так и постоянным. Замещающий сотрудник будет указан как Исполняющий обязанности (ИО) или Временно исполняющий обязанности (ВРИО) в соответствующих документах. Временное замещение может потребоваться в следующих случаях: когда основной сотрудник на больничном, в отпуске, в декретном отпуске, вышел на пенсию или был уволен.
Статьей 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации регламентируется процедура замещения. При осуществлении замещения происходит изменение функциональных обязанностей того, кто замещается. Заместитель выполняет все обязанности своего коллеги в полном объеме, при этом его заработная плата начисляется в зависимости от выполняемой работы, но обычно не ниже его основного среднего заработка. Записи о периоде замещения не вносятся в трудовую книжку, для этого достаточно составления дополнительного соглашения к трудовому договору.
Работодатель не имеет возможности принудительно переводить наемный персонал на другие должности без его согласия. Если работник отказывается выполнить такую работу, он не несет никакой ответственности. Существуют исключения, когда на временно отсутствующего работника может быть наложена обязанность замещения в чрезвычайных обстоятельствах (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Важно учитывать, что нельзя переводить человека на новую должность, если у него есть медицинские противопоказания.
Трудовой Кодекс Российской Федерации устанавливает максимальный срок замещения в 1 год, а при временной замене больного или отдыхающего работника — до его возвращения на работу. Конкретный срок устанавливается руководителем организации совместно с замещающим лицом.
Предусмотрена ли оплата за замещение?
Вопрос о возможности доплаты для лиц, выполняющих задачи других сотрудников, остается открытым. Особенно важно различать доплату при совмещении должностей и оплату труда при замещении другой должности.
Согласно статье 151 Трудового Кодекса Российской Федерации, оплата труда при совмещении должностей предусматривает доплату. Работник выполняет свою работу и работу отсутствующего коллеги в рабочее время, что приводит к увеличению его трудовой нагрузки. Размер доплаты определяется по соглашению сторон в допсоглашении к трудовому договору. Так как законодательство не регламентирует данное положение, сумма доплаты может быть произвольной.
При замещении сотрудник оставляет свои основные обязанности и выполняет работу только за отсутствующего работника. Возможность доплаты в этом случае зависит от сложности новой работы и объема обязанностей, связанных с ней. Точные условия оплаты указываются в допсоглашении о замещении, которое прилагается к трудовому договору.