Как правильно составить сопроводительное письмо к документам

Текст письма должен быть выдержан в деловом стиле. Несмотря на то, что послание не является самостоятельным документом, допускать фамильярности не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно содержать оценочных суждений, быть эмоциональным и включать фразы, которые могут обидеть получателя. Примеры недопустимых фраз и их корректные альтернативы:

Кто должен подписывать письмо

Письмо может быть подписано руководителем направления, менеджером, главным бухгалтером или директором организации. Важно соблюдать этику деловой переписки. Если письмо адресовано руководителю компании, то его должен подписывать равный по должности. При подписании письма директором необходимо указать контакты исполнителя, чтобы получатель мог быстро связаться с ответственным лицом. Печать в этом случае необязательна.

После получения, адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель отметит вручную или с помощью штампа. По этим реквизитам легко отследить этапы прохождения и уточнить, на какой стадии рассмотрения находится обращение в данный момент.

4,5 млн

Более 10 млн

Более 20 млн

Более 7 млн

Более 6,6 млн

12 млн

4 млн

9 млн

Как развивать канал

Будьте собой
или пробуйте новое

создавайте контент в своём стиле — и в любом формате

участвуйте в регулярных проектах платформы

Требования к оформлению

Если документ уже подготовлен юристами компании, достаточно распечатать его и внести данные в соответствующие поля. После составления письмо должно быть подписано ответственным лицом.

Следует соблюдать деловую этику: если сопроводительное письмо отправляется руководителю, то и подписывать его должен руководитель. Печать на таком документе не обязательна, это остается на ваше усмотрение.

К резюме

1. Приветствие и указание имени адресата сопроводительного письма.
2. Информация о вакансии, на которую вы откликаетесь: почему она вас заинтересовала и где вы её нашли.
3. Краткое описание ваших достоинств и профессиональных навыков.
4. Если заработная плата не указана, укажите желаемую сумму в диапазоне.
5. Сообщите, что подробное резюме прилагается к этому письму.
6. Пожелание всего хорошего и указание вашего полного имени.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в свободной форме, строгого шаблона нет.

Рекомендуется придерживаться делового стиля, чтобы заинтересовать потенциального работодателя вашими образованием, тактом и знаниями.

К документам

1. Шапка. Указываются данные получателя, ваши контакты, реквизиты и адрес компании. Обозначается цель письма, например, ответ, запрос, пересылка договора и т.д.
2. Тема. Указание, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
3. Обращение. Вежливое обращение к адресату.
4. Краткая информация. Описание причин отправки пакета документов. Максимально кратко и по существу.
5. Основная часть. В этом разделе подробно, но лаконично, излагается причина, по которой принято решение переслать документы.
6. Список вложений. Указываются все документы, которые включены в отправляемый пакет. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, уникальные названия.
7. Заверение документа. Проставляется подпись, дата, а в некоторых случаях и печать компании.

Законодательство не устанавливает четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут варьироваться. Некоторые пункты могут быть исключены, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении использовался сухой юридический язык, который позволяет ясно и кратко излагать важные моменты.

Подробнее о написании сопроводительного письма к пакету документов вы можете узнать из этой статьи.

• Скачать бесплатно бланк сопроводительного письма к документам в формате Word
• Скачать бесплатно образец сопроводительного письма к документам в формате Word

Для резюме

Пример составления сопроводительного письма к резюме:

Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!

На сайте http://hh.ru я нашел вакансию помощника главного редактора газеты, открытую в вашей компании. Ознакомившись с требованиями к кандидату, я пришел к выводу, что соответствую им и смогу успешно выполнять возложенные обязанности. Имею более 8 лет опыта работы редактором книг, газет и интернет-изданий.

Желаемый уровень зарплаты: 30-50 тысяч рублей.

В приложенном к этому письму файле вы найдете мое резюме. Буду рад встретиться с вами для прохождения собеседования. Связаться со мной можно по телефону (123) 9995552.

Благодарю за внимание и рассмотрение моей кандидатуры.

С уважением, Артем Вячеславович Трунев.

Для документов

Пример заполнения сопроводительного письма для документов:

Направляем вам подписанный и скрепленный печатью договор № 148-22 от 25.08.2015 с приложением протокола разногласий.

Просим подписать протокол разногласий, заверить его печатью и отправить нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.

1. протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);
2. договор в 2 экз. (всего на 8 листах).

Директор (подпись) М.Л. Краваткин.

Исполнитель: ведущий юрисконсульт Валерьев Артем Игоревич, тел. 132-59-22.

Если у вашей компании есть фирменный бланк, сопроводительное письмо желательно оформлять на нем.

Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения. Это позволит вам в любой момент отследить письмо, понять, на какой стадии рассмотрения оно находится, и подтвердить, что все документы были отправлены вовремя. Будьте внимательны, и вы сможете быстро подготовить необходимый сопроводительный акт.

Узнайте больше о том, что такое сопроводительное письмо, как правильно его составлять в бумажном и электронном виде, а также о том, как оформляются такие документы в ФСС, ПФР, различные компании, для работодателя и к акту.

Узнайте больше о том, что такое сопроводительное письмо, как правильно его составлять в бумажном и электронном виде, а также о том, как оформляются такие документы в ФСС, ПФР, различные компании, для работодателя и к акту.