Композиция делового письма обычно состоит из трех частей. Первая часть — вводная, вторая — основная, информативная, и третья — заключительная, подытоживающая информацию и выражающая пожелания дальнейшего сотрудничества.
Все речевые действия в деловой переписке можно разделить на просьбы, уведомления, предложения и подтверждения. Структура письма может быть следующей:
• Просим.
• Также просим.
• А также просим.
• Сообщаем.
• Одновременно сообщаем.
Выделение каждого речевого действия в отдельный аспект важно, потому что по каждой просьбе и каждому предложению принимается отдельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о фактах, событиях, которые имели место (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть описывает желаемые или предполагаемые события.
Многоаспектное письмо состоит из последовательно повторяющихся содержательных аспектов, синтаксически оформленных в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
• Во-первых. Прежде всего.
• Во-вторых. Затем.
• В-третьих. В заключение.
• Переходя к следующему вопросу.
• Что касается вопроса о.
• Учитывая все вышесказанное.
• Исходя из вышесказанного.
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о.
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть.
• В заключение выражаем надежду на.
• В заключение хотим напомнить Вам о.
Стандартные выражения деловой переписки
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы и причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты.
• В связи с неполучением счета-фактуры.
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
• Ввиду задержки получения груза.
• Вследствие изменения цен на энергоносители.
• Учитывая, что производственные показатели снизились на.
• Учитывая социальную значимость объекта.
При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от.
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью.
• Ссылаясь на Ваш запрос от.
• Ссылаясь на устную договоренность.
• В ответ на Ваше письмо (запрос).
• В соответствии с нашей договоренностью.
• На основании нашего телефонного разговора.
• На основании устной договоренности.
• Согласно постановлению правительства.
• Согласно Вашей просьбе.
• Согласно протоколу о взаимных поставках.
• Согласно спецификации.
• Ссылаясь на переговоры.
Указание на цель
• В целях скорейшего решения вопроса.
• В целях выполнения распоряжения.
• Для согласования спорных вопросов.
• Для согласования вопросов участия.
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов.
• В целях безопасности прохождения груза.
• В ответ на Ваш запрос.
• Во избежание конфликтных ситуаций.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Шаблонные фразы вводят основное содержание, выраженное глагольными конструкциями, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные формулы: благодарим, выражаем надежду, выражаем признательность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнования;
• информационные сообщения: сообщаем, уведомляем, извещаем, доводим до вашего сведения;
• подтверждения и заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования и просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.
В деловой переписке, как и в других типах документов, существуют стандарты сочетаемости слов:
• контроль — осуществляется,
• цена — устанавливается (понижается, повышается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключена,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. д.
Чаще всего сотрудничество является плодотворным, взаимовыгодным,
деятельность — успешной,
вклад — значительным,
позиции — конструктивными (прочными),
доводы — вескими,
необходимость — настоятельной,
спектр (услуг) — широким,
скидки — значительными / незначительными,
предложение — конструктивным,
разногласия — существенными / несущественными,
рентабельность — высокой / низкой,
расчеты — предварительными или окончательными и т. д.
Как правильно написать письмо с просьбой — примеры и советы
Каждому из нас приходилось сталкиваться с необходимостью отправки письма с просьбой. Но далеко не все задумываются о том, что правильное оформление и структура такого письма имеют важное значение для его успешной доставки и получения желаемого результата.
Следует помнить, что письмо с просьбой должно быть составлено в соответствии с принципами делового этикета. Первое впечатление очень важно, поэтому необходимо, чтобы письмо было грамотно структурировано и написано в официальном тоне, привлекающем внимание адресата.
Письмо с просьбой можно сравнить с ярким цветком, привлекающим внимание и вызывающим восхищение. Такое письмо может стать ключом к открытию дверей, решению проблем или достижению целей. Каждое слово и каждая фраза имеют значение, и их правильное сочетание способно создать непреодолимое впечатление.
Примеры писем в разные инстанции
В этом разделе мы обсудим правила составления писем-обращений с просьбами к различным организациям и учреждениям. Здесь вы найдете образцы писем, которые помогут вам сформулировать свое обращение в соответствии с требованиями конкретного учреждения.
Грамотное составление обращения к органам государственной власти, администрации предприятий, службам поддержки и другим учреждениям — важная задача. В вашем письме нужно четко и ясно изложить свою просьбу или проблему, а также обосновать её необходимость. Важно также соблюдать правила этикета и делового стиля.
При составлении обращения необходимо учитывать особенности целевой организации и её практику работы с обращениями. В некоторых случаях потребуется использовать определенные формы обращения, такие как «Уважаемый», «Уважаемая», «Уважаемое руководство» и т.д. В других случаях может потребоваться указать должность адресата и организацию, к которой он принадлежит.
Советуем прочитать: Узнайте все о налоговой системе и индивидуальном налогообложении физических лиц
Важно помнить, что в письме необходимо быть вежливым и уважительным. Используйте такие выражения, как «прошу рассмотреть», «прошу принять во внимание», «буду благодарен/благодарна за помощь» и т.д. Также следует придерживаться конкретной формулировки просьбы и избегать необоснованных или оскорбительных заявлений.
В зависимости от характера вашего обращения, вам может понадобиться приложить к письму дополнительные документы или материалы, которые подтверждают вашу проблему или необходимы для решения вашей просьбы. В таком случае, укажите это в письме и убедитесь, что все необходимые документы приложены.
Когда пишется письмо-просьба
В этом разделе рассмотрим ситуации, когда нужно отправить письмо-просьбу. Ниже представлены примеры таких ситуаций и рекомендации по правильному составлению таких писем.
1. Запрос на получение информации
Одним из наиболее распространенных случаев написания письма-просьбы является запрос на получение информации. Это может быть запрос на предоставление дополнительных материалов, статистики, отчетов или другой информации, которая необходима для выполнения задачи или принятия решений. В письме следует четко указать, о какой информации и в каком формате вы просите.
2. Заявка на оказание услуги
Если вам требуется определенная услуга или помощь, например, ремонт, консультация или оказание профессиональных услуг, можно написать письмо-просьбу. В этом случае важно подробно описать требуемую услугу, указать сроки, бюджет и все другие детали, которые могут быть важны для исполнителя.
3. Просьба о выгодных условиях или льготах
В некоторых случаях, когда вы хотите получить особые условия или льготы, письмо-просьба может быть эффективным способом достичь своей цели. Например, если вы планируете сделку или договор и хотите получить более выгодные условия, можно написать письмо-просьбу с просьбой о пересмотре условий или предоставлении дополнительных преимуществ.
4. Жалоба или просьба о решении проблемы
Если у вас возникла проблема или вы оказались в неприятной ситуации, письмо-просьба может помочь вам получить помощь или разрешить проблему. В таком письме важно точно и подробно описать проблему, указать свои требования и ожидания от ответной стороны, а также предложить возможные варианты решения.
Советуем прочитать: Как отменить платеж в системе Сбербанк Онлайн?
Написание письма-просьбы требует внимания к деталям, четкости и вежливости. Важно быть ясным и конкретным в выражении своих требований, а также соблюдать деловой стиль и форматирование письма. Зная основные ситуации, когда письмо-просьба может быть полезным, вы сможете эффективно использовать эту форму коммуникации для достижения своих целей.
- Сколько денег нужно потратить на обучение для получения водительских прав
- Характеристика товарного кредита
- Какие объекты облагаются НДФЛ?
- Прохождение медкомиссии для получения водительского удостоверения в Москве
Кратко о главном: 5 пунктов
- Письмо-просьба необходимо, если организация хочет что-то получить или узнать.
- Для письма лучше использовать фирменный бланк, если его нет — подойдет обычная бумага А4.
- Важно указать имя и данные того, к кому обращаетесь.
- Письмо обязательно должно начинаться с уважительного обращения.
- В конце письма нужно поставить подпись и оставить контактные данные для связи.
Полезные образцы и бланки для скачивания
Скачать образец обращения к главе администрации с просьбой
Скачать образец письма директору школы с просьбой
Как составить письмо-просьбу — примеры и образцы
Конечный результат напрямую зависит от того, как составлено обращение. Чтобы адресат прочитал письмо полностью и захотел ответить, важно удержать его внимание с первой строчки.
Обратите внимание на клиентов и поддержание бизнеса на плаву. Эксперты аутсорсинга Главбух Ассистент помогут оформить грамотные с юридической точки зрения письма, получить отсрочки по платежам и льготы по кредитам. Все услуги уже включены в тариф — доплачивать не придется.
Персональное обращение
Любое письмо начинается с обращения. Выразите свое уважение к адресату, обратившись к нему персонально, обязательно по имени-отчеству: «Уважаемый Петр Иванович!» Если письмо адресовано группе лиц, коллективу, обращение также важно сделать максимально персонализированным: не «Уважаемые сотрудники!», а «Уважаемые работники кадровой службы!».
Почему выбрали именно его?
Получателю письма-обращения должно быть понятно, почему вы обратились именно к нему. Общие и шаблонные фразы успеха не принесут: нужно пояснить адресату, что вы осведомлены о его достижениях и успехах. Комплименты уместны, но использовать их нужно очень аккуратно, избегая грубой лести.
- «Вы являетесь одним из ведущих экспертов в сфере…».
- «Ваша компания внесла значительный вклад в развитие отрасли…».
- «Ваши проекты оценены на высоком уровне…».
Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:
- Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
- Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
- Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
- Как компаниям и ИП безопасно переводить деньги физлицам
- «Выручку все равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают
Вызовите интерес
Чтобы побудить человека к действию, нужно заинтересовать его. Четко обозначьте проблему и объясните адресату, какие преимущества сулит ее решение. Приводите аргументы, которые будут привлекательными для конкретного человека, играйте на его слабостях — это актуально, когда о материальной выгоде речь не идет.
- «Во все времена благотворительность была уделом сильных и великодушных людей. Большинство меценатов оставили свой след в истории нашей страны, и Вы тоже можете войти в их число…».
- «Мы верим, что Вам, как успешному бизнесмену и отцу двух сыновей, не чужды проблемы маленьких пациентов нашего центра паллиативной помощи».
- «Из-за финансового кризиса спонсорская поддержка музея сократилась на 70%, и мы выражаем искреннюю надежду на то, что именно Вы пожелаете внести свой вклад в духовное развитие нашей страны…».
Изложение конкретной просьбы
Получатель должен ясно понимать ваши ожидания, поэтому в письме четко укажите, на что рассчитываете. Изложите свою просьбу максимально кратко и ясно, включая точные цифры, если дело касается материальной помощи или скидок.
- «Просим снизить арендную плату на 15% до конца первого полугодия 2024 года».
- «Убедительно просим помочь в приобретении трех портативных аппаратов искусственной вентиляции легких для центра паллиативной помощи на общую сумму 678 600 рублей».
- «Просим выделить финансовые средства в размере 440 700 руб. на приобретение и установку новой противопожарной сигнализации».
Подбор точных формулировок и установление отношений с контрагентами помогут специалисты Главбух Ассистент. Аттестованные бухгалтеры и юристы знают, как усилить договоры, получить банковские гарантии и защитить ваш бизнес юридически, чтобы обезопасить ваши интересы и избежать неприятных ситуаций с контролирующими органами. Сократите расходы на бухгалтерию до 18 720 рублей в месяц.
Подведение итогов обращения
В завершение подведите итоги вашего обращения, выделяя наиболее важные моменты. Вы можете повторить просьбу и описание возможных выгод, немного изменив их.
- «Мы надеемся, что вы пойдете нам навстречу и найдете возможность снизить арендную плату, чтобы наше сотрудничество продолжалось и далее».
- «Мы и наши пациенты рассчитываем на ваше милосердие: приобретение необходимого оборудования позволит существенно повысить качество оказываемой помощи».
- «Коллектив сотрудников музея возлагает на вас большие надежды: установка новой пожарной сигнализации снизит риск возгораний и поможет сохранить ценные музейные фонды».
В конце обращения обязательно укажите свои контактные данные, чтобы получатель мог легко с вами связаться.
Рассчитайте стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент. Сэкономьте на бухгалтере и налогах.
Реальная цена аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент — от 18 720 рублей в месяц. За эти деньги вы получаете команду аттестованных специалистов вместо одного бухгалтера. Это главный бухгалтер, кадровик, юрист и надежная бухгалтерия под ключ:
- Корректный расчет налогов
- Своевременная подготовка и сдача отчетности
- Расчет зарплаты и налогов с выплат работникам любой сложности
- Налоговая оптимизация, чтобы вы платили меньше
- Ответы на требования и запросы ИФНС и фондов
- Предотвращение риска назначения проверки и помощь в ее прохождении
- Контроль расчетов с контрагентами
- Составление и получение качественной первички
- Консультации по сложным сделкам и операциям
- Обеспечение бесперебойной работы с банками
- Юридическая поддержка, проверка договоров и защита сделок
- Регистрация ООО и ИП для новых направлений бизнеса
Посчитайте сами стоимость экспертной бухгалтерии для вашего бизнеса и вашу экономию при переходе на аутсорсинг.
Основные правила и ошибки
Унифицированных бланков письма-просьбы нет, можно использовать любое подобное обращение в качестве образца. Главное — следовать основным правилам составления письма:
- Сохраняйте дружелюбный и уважительный тон на протяжении всего текста.
- Приводите четкие аргументы: просьба без мотивации, скорее всего, останется без внимания.
- Избегайте сложных конструкций в тексте. Чем короче и содержательнее письмо, тем выше шанс на его рассмотрение.
- Пишите грамотно: ошибки и опечатки — признак неуважения к получателю.
В связи со сложным финансовым положением просим вас предоставить скидку на аренду офисного помещения.
Уварова Л. Т., директор ООО «Бизнес».
«Уважаемый Сергей Геннадьевич!»
В соответствии с нормами делового общения, при личном обращении слово «Вы» пишется с заглавной буквы.
Излишне официальный и холодный тон
«Мы понимаем, насколько Вы преданы своим деловым партнерам, и надеемся на Вашу поддержку».
Недостаток убедительной аргументации в просьбе
«Из-за ограничений, вызванных пандемией, мы потеряли более половины клиентов, что существенно сократило нашу прибыль».
«Мы надеемся, что, учитывая наши финансовые трудности, Вы сможете предоставить скидку на аренду помещения в размере 15 % на период до ноября 2023 года».
«Искренне рассчитываем на Ваше понимание и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с Вами. Всегда открыты для продуктивного диалога».
Защитить бизнес от недобросовестных партнеров и избежать проблем с контрагентами помогут юристы из экспертной команды Главбух Ассистент. В каждом тарифе включены услуги квалифицированных бухгалтеров, юристов и кадровиков — рассчитайте оптимальный для вашего бизнеса.