Согласно изменениям, больничные теперь оформляются в электронном виде с 2022 года. Не только форма документа изменилась, но и правила взаимодействия работодателя с ФСС — с 2023 года СФР (Закон № 126-ФЗ , ПП РФ от 16 декабря 2017 г. №1567 ). Оформление больничных осуществляется в «ЕИИС «Соцстрах» с использованием СЭДО.
Теперь при назначении пособия организация выступает в роли посредника. Она передает информацию Социальному фонду Российской Федерации, необходимую для оплаты больничного листа. Выплаты производятся в «проактивном режиме»: как по «предзаполненным» данным, так и по информации, предоставленной работодателем (пункты 19, 22 и 23 Правил, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 23 ноября 2021 года № 2010). Пособия по временной нетрудоспособности практически всегда выплачиваются Фондом непосредственно (за исключением пункта 1 части 1 статьи 5 и статьи 9 Федерального закона № 255-ФЗ).
Однако для работодателя крайне важно не только предоставить информацию в срок по запросу, но и обязательно проверить ее достоверность и полноту, чтобы избежать возможных штрафов (статья 15.2. Закона № 255-ФЗ, часть 4 статьи 15.33 КоАП РФ). Кроме того, работодатель по-прежнему обязан оплатить первые три дня больничного по временной нетрудоспособности (за исключением пунктов 2–5 части 1 статьи 5 и статьи 9 Закона № 255-ФЗ). Расчет пособия должен быть проведен с учетом индексации МРОТ, а также максимальной базы доходов работника.
Дополнительную информацию о том, как работодатель взаимодействует с СФР при назначении пособий по электронному больничному и какие санкции могут быть наложены на компанию, вы можете найти в статье на нашем веб-сайте.
Как удостовериться в подлинности электронного больничного
Информацию о выдаче больничного листа работодатель получает от Системы Федерального Резерва (посредством Системы Электронного Документооборота). Кроме того, сотрудник может по своей собственной инициативе сообщить работодателю номер больничного, но больше не обязан этого делать. Проверить электронный больничный на подлинность можно самостоятельно. Для этого необходимо ввести номер электронного больничного и СНИЛС работника в электронной системе.
Каждому сотруднику предоставлен личный кабинет на портале фонда, где он может убедиться в наличии оформленного электронного больничного. Необходимо сообщить сотрудникам о необходимости зарегистрироваться на портале Госуслуг, чтобы получить доступ к личному кабинету ФСС. Сведения о электронном больничном и его обработке можно отследить на сайте, используя логин и пароль от портала Госуслуг. Таким образом, кадровому специалисту больше не придется отвечать на вопросы о том, где посмотреть и отследить данный документ.
В нашем обновленном обучающем курсе вы узнаете, как безошибочно и легко составлять и согласовывать кадровые документы при дистанционной работе.
Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех
С начала 2022 года Социальный Фонд России (СФР) внес изменения в систему выплат пособий работникам. Теперь пособия могут быть выплачены работникам полностью или начиная с четвертого дня напрямую от СФР. Более того, Фонд перешел на новый способ выплаты, который называется «проактивный порядок». Этот порядок освобождает работодателей и сотрудников от необходимости предоставлять документы. Для обеспечения этого нового порядка, ведомства разработали собственную систему электронного документооборота. Теперь СФР имеет возможность запрашивать информацию о заработной плате работника за определенный период напрямую у ФНС России (пункты 12 и 44 Правил). Когда электронный больничный закрывается, СФР отправляет работодателю «предзаполненные сведения».
Если работодателю необходимо внести изменения или дополнить «предзаполненные сведения», например, чтобы корректно рассчитать пособие, он должен сделать это в течение трех рабочих дней после закрытия электронного больничного и получения запроса (пункты 22 и 23 Правил).
Сведения СФР могут быть проверены снова в порядке взаимодействия между ведомствами. Ведомства должны представить ФСС информацию не позднее трех рабочих дней после получения запроса (см. пункты 44 и 46 Правил).
Если работодатель предоставил неполные или недостоверные данные в фонд, он будет иметь возможность исправить ошибку. В этом случае, в течение трех рабочих дней, работодатель должен подтвердить получение уведомления от СФР и в течение пяти рабочих дней предоставить недостающую или исправленную информацию (см. пункт 10 Правил).
Особенности расчета и выплаты пособия
Процедура расчета пособий остается неизменной, однако их фактический размер увеличился. С 1 января 2024 года минимальный размер оплаты труда составляет 19 242 рубля. От этой суммы зависит минимальная средняя дневная заработная плата.
В 2024 году был увеличен максимальный доход, учитываемый при расчете пособия работника. Теперь он составляет 2 225 000 рублей, что больше, чем предыдущие значения: 1 917 000 рублей в 2023 году и 1 878 000 рублей в 2022 году.
Подсказка: Если в вашем регионе действует повышенный минимум оплаты труда (МРОТ), то для расчета минимального пособия необходимо учесть этот коэффициент. При этом максимальное дневное пособие не может быть увеличено за счет регионального коэффициента (согласно статье 133 Трудового кодекса Российской Федерации и статье 14 Закона № 255-ФЗ).
Основные параметры для расчета пособия по временной нетрудоспособности остаются без изменений: причина и продолжительность нетрудоспособности, методика расчета среднего дневного заработка (с учетом минимальных и максимальных ограничений), страховой стаж работника и его доход за определенный период (согласно статьям 6 и 14 Закона № 255-ФЗ, пунктам 22 и 23 Правил, а также Приказу Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 ноября 2021 года № 1089н).
Узнайте, как рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, используя формулу: средний дневной заработок, умноженный на количество дней нетрудоспособности, умноженный на размер пособия, установленного в процентах к среднему заработку (ст. 7, ч. 4 и 5 ст. 14 Закона № 255-ФЗ)
Для расчета среднего дневного заработка нужно сложить заработок за два календарных года, предшествующих году болезни, и разделить на 730 (ч. 1–3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ)
Узнайте, какие пособия выплачиваются СФР, а какие работодателем, посмотрев материал на нашем сайте
Как правильно сдать электронный больничный лист в СФР (ФСС)
Чтобы отправить информацию для оформления электронного больничного в СФР (до 2023 года — ФСС), нужно знать, какое программное обеспечение использовать. Рассмотрим, как работодателю настроить электронный документооборот с СФР.
- Принцип работы модуля «Лист нетрудоспособности»
- Дополнительные возможности модуля «Лист нетрудоспособности»
- Как работодатель может взаимодействовать с СФР (ФСС) для использования электронного больничного
- Итоги
Принцип работы модуля «Лист нетрудоспособности»
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах». Для передачи информации в эту систему работодатели могут использовать:
- свое собственное программное обеспечение;
- бесплатную программу ФСС РФ;
- личный кабинет страхователя.
Начиная с 2022 года работодатель, работник и СФР (ФСС) используют форму электронного больничного листа в общем порядке (согласно пункту 3 статьи 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При этом работодатель не участвует в составлении такого листка – все действия осуществляются медицинской организацией.
Дополнительную информацию о новом порядке оформления больничных листков Вы сможете получить на данной странице.
Главное действие со стороны работодателя для получения доступа к системе «Соцстрах» заключается в предоставлении необходимых данных СФР (ФСС) для оформления больничного листка. При этом процедура выполняется по запросу фонда через соответствующую систему после окончания больничного. Срок предоставления данных составляет 3 рабочих дня после получения запроса (пункт 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010).
Более подробно о действиях работодателя при оформлении электронного больничного листка Вы можете узнать в специальной публикации, созданной экспертами «КонсультантПлюс». Получить бесплатный пробный доступ Вы можете здесь.
Важно отметить, что начиная с 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты от СФР (ФСС). Теперь работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни, а остальные дни фонд выплачивает непосредственно сотруднику. Это правило будет действовать и в 2023 году.
Если вам нужна информация о порядке оплаты электронного больничного, вы можете прочитать об этом в системе «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, вы можете получить бесплатный пробный онлайн-доступ.
Далее мы расскажем о дополнительных возможностях модуля «Лист нетрудоспособности», которые могут быть полезны для работников медучреждений.
Дополнительные возможности модуля «Лист нетрудоспособности»
Модуль «Лист нетрудоспособности» не только позволяет сформировать информацию в больничном листе, но и упрощает заполнение связанных с ним отчетных форм. Например, в модуле предусмотрена возможность полностью автоматизировать этот процесс:
- Создание отчетов о нетрудоспособности на основе статистической экспертизы;
- Заполнение журнала выданных больничных листов в письменной форме.
Система формирует отчетность, которая позволяет:
- Визуализировать текущий уровень заболеваемости в РМИС;
- Получать оперативные данные о выданных больничных листах.
Системный журнал нетрудоспособности обладает разнообразными функциями:
- Быстрый поиск информации (по Ф.И.О. пациента, номеру листа, дате выдачи, фамилии врача и др.);
- Контроль за длительными случаями больничного;
- Экспорт имеющихся данных в различные форматы документов (Excel, Word, HTML, текст, Rect);
- Получение разнообразных статистических отчетов и анализ данных из больничных листов на несколько периодов.
При помощи модуля «Лист нетрудоспособности» уменьшается время, затрачиваемое на оформление больничных листов, а также:
- снижаются затраты медперсонала на заполнение и обработку бумажных документов;
- врачам даётся возможность больше времени уделять пациентам, а не заполнению документации.
Чтобы сотрудники работодателей могли использовать современные медицинские технологии при оформлении электронных больничных листов, необходимо выполнить определенные действия, о которых расскажем в следующем разделе.
Проактивные выплаты: как это работает
Начиная с 1 января 2022 года, государство внедрило новую систему начисления пособий без необходимости подачи заявлений. Теперь информация о больничных и рождении детей направляется напрямую в Социальный фонд (СФР), минуя работодателей. Но это не значит, что у страхователей стало меньше проблем — они все еще обязаны оперативно предоставлять данные о своих сотрудниках Фонду и нести ответственность за возможные ошибки. В данной статье мы расскажем о том, как осуществляется взаимодействие с СФР в рамках проактивных выплат.
Что вы узнаете
- Определение проактивных выплат
- Порядок начисления больничных
- Порядок начисления пособий при рождении ребенка
- Порядок начисления пособий по уходу за ребенком
- Информация о штрафах со стороны СФР
- Ответы на часто задаваемые вопросы
Что такое проактивные выплаты
Проактивные выплаты представляют собой формат начисления пособий без необходимости подачи заявления. Деньги работнику выплачиваются на основании информации из внешних источников, которая поступает в Соцфонд. Чтобы получить социальное пособие, работнику не требуется писать заявление ни работодателю, ни в Соцфонд.
Например, больничный лист оплачивается Соцфондом сотруднику после получения электронного листка нетрудоспособности из медучреждения, а пособие по рождению ребенка начисляется после получения соответствующей информации из ЗАГС. Единственным исключением является ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Для получения этой выплаты сотрудник должен подать заявление работодателю одновременно с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.
С целью обеспечения быстрого и эффективного взаимодействия по медицинским листкам, начиная с 2022 года все они переведены в электронный формат (в соответствии с пунктом 6 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Получить бумажный медицинский листок может только лицо, сведения о котором являются государственной тайной или оно находится под государственной защитой.
Вся взаимодействие с фондом социального страхования по выплате пособий осуществляется через бухгалтерскую программу или бесплатный сервис электронного документооборота (СЭДО).
Работодатель обязан предоставить информацию о страхованных лицах в СФР в течение трех дней после получения такой информации в следующих случаях:
- при приеме на работу нового сотрудника;
- при наступлении страхового случая (если отсутствуют необходимые данные);
- при изменении данных о сотруднике (например, в случае изменения фамилии).
Если представить в Фонд социального страхования недостоверные или неполные сведения, работодатель обязан возместить фонду излишне понесенные расходы на выплату пособий.
Порядок обработки больничных листов
При активном проведении выплат вся информация о листках нетрудоспособности хранится в электронной системе ФСС. Сведения о больничном предоставляются работодателю посредством электронного документооборота. После получения листка нетрудоспособности бухгалтер проверяет предварительно заполненные фондом сведения в электронном листе нетрудоспособности, подтверждает их и, при необходимости, дополняет или изменяет. Срок составляет три рабочих дня.
С 4 января 2024 года в течение трех рабочих дней после закрытия электронного листа нетрудоспособности фонд передает работодателю данные о заработке сотрудника, необходимые для расчета пособия (новый пункт 23(2) Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010).
Работодатель выплачивает вознаграждение за первые три дня больничного. Социальный фонд России перечисляет сотруднику деньги за остальные дни нетрудоспособности.
Открывание больничного
Закрывание больничного
Необходимые сведения для сотрудника
Выплаты автоматически назначаются: нет необходимости сообщать работодателю номер электронного больничного. Все информация о листке нетрудоспособности поступает в личный кабинет гражданина на портале Госуслуг.
Обязанности работодателя по активным выплатам больничных
Получив информацию от Федерального фонда ЭЛН, страхователь должен незамедлительно исправить неточности в электронном листке нетрудоспособности и отправить ответ. Это значит, что необходимо регулярно отслеживать входящий документооборот с ведомством.
Больничные выплаты в СБИС могут получать как организации, так и индивидуальные предприниматели, независимо от выбранного тарифного плана отчетности. С помощью СБИС удобно заполнять данные о застрахованных лицах, получать электронные листы нетрудоспособности и проверять отправляемую информацию в Систему Федерального Резерва (СФР). Если в карточках сотрудников указаны данные, такие как СНИЛС, ИНН, адрес, паспортные данные, банковские реквизиты и другие, то они автоматически подтянутся в соответствующие формы. Таким образом, можно избежать случайных ошибок и штрафных санкций.
Кроме того, система напомнит о необходимости обновления данных о застрахованном лице и поможет не пропустить сроки для отправки дополнительно заполненных электронных больничных.
Я хотел бы взаимодействовать с Системой Федерального Резерва через СБИС
Что должен знать сотрудник
Не требуется писать заявление о назначении единовременного пособия при рождении ребенка и собирать справки.
Обязанности работодателя по активному осуществлению выплат при рождении ребенка
Передайте необходимую информацию в СФР в течение 2 рабочих дней.
Присоединяйтесь к нашему сообществу в Telegram — там всегда свежие новости!
Важная информация для сотрудников
Сотрудник должен предоставить работодателю два заявления:
- о получении пособия по уходу за ребенком,
- о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
Обязанности работодателя по выплатам по уходу за ребенком
В течение 3 рабочих дней после получения заявлений от сотрудника, работодатель должен направить Социальному фонду необходимую информацию. В этой информации должны содержаться даты начала и окончания детского отпуска.
Какие штрафы предусмотрены СФР?
- Если компания не предоставила документы для проверки или предоставила их с задержкой, ей грозит штраф в размере 200 ₽ за каждый документ.
- За предоставление недостоверных сведений в Фонд, работодатель будет обязан выплатить штраф в размере 20% от избыточно выплаченного пособия (которое, кроме того, потребуется вернуть). При этом сумма штрафа составит не более 5 000 и не менее 1 000 ₽.
- За предоставление информации для назначения пособия с задержкой будет взиматься штраф в размере 5 000 ₽.
Хочу работать в бухгалтерской программе без ошибок
Загрузка больничного с портала ФСС
Для загрузки электронного больничного с портала ФСС выполните следующие действия:
Зайдите в раздел ФСС – Пособия ФСС, нажмите на кнопку «загрузить электронный больничный».
В открывшемся окне выберите «Загрузить с портала ФСС», заполните номер больничного листка и СНИЛС сотрудника. Нажмите кнопку «Продолжить».
Выберите определенный сертификат, который будет использоваться для подписания документа. Чтобы приступить к процессу, нажмите на кнопку «Загрузить электронный больничный».
Для загрузки документов, необходимо нажать на кнопку «Загрузить документы». В случае, если статус электронного листка на портале ФСС является «Закрыт», то сервис автоматически выполнит процесс загрузки.
После успешной загрузки будет создан новый документ. Для его просмотра, просто нажмите на название соответствующего документа.
Важно проверить корректность данных, которые были заполнены медицинским учреждением на двух вкладках «Общая информация» и «Электронный лист нетрудоспособности».
Для заполнения данных о рассчитанной сумме пособия, перейдите на вкладку «Расчет пособия».
По завершении, не забудьте сохранить все внесенные данные. Нажмите на кнопку «Проверить и отправить». Если ошибок в электронном листке нет, выберите необходимый сертификат для подписи и нажмите на кнопку «Отправить документ в ФСС».
Процесс загрузки готового файла с электронным больничным
Файлы с ЭЛН, созданные в других программах или загруженные с портала ФСС, могут быть добавлены в систему.
Чтобы это сделать, выполните следующие действия:
1. Войдите в личный кабинет ФСС в разделе страхователя.
2. Перейдите в раздел «Электронные листки нетрудоспособности». В открывшемся списке:
a. Нажмите кнопку «Запросить ЛН» и введите номер больничного и СНИЛС сотрудника. Затем снова нажмите «Запросить ЛН».
b. Нажмите на номер «№ ЛН», чтобы скачать файл в формате XML.
Для загрузки готового файла выполните следующие действия:
1. Перейдите в раздел ФСС — Пособия ФСС и нажмите кнопку «загрузить электронный больничный».
2. В открывшемся окне выберите «Загрузить вручную из файла с ЭЛН». Затем нажмите кнопку «Продолжить», выберите файл и нажмите «Открыть».
Проверьте информацию о загружаемом файле. В одном файле может содержаться несколько электронных больничных.