Электронный больничный лист: правила работы на 2024 год

С 1 января 2022 года практически все больничные листы оформляются в электронном виде, однако многие работники и работодатели до сих пор не знают, чем отличается электронный больничный от бумажного. На первый взгляд, оба документа имеют схожие поля для заполнения. Основное отличие в том, что электронный больничный заполняется через специальное программное обеспечение, тогда как бумажный лист — вручную. Также различаются правила хранения данных документов.

Так выглядит бумажный больничный лист:

А это пример электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

Для справки: коды причин нетрудоспособности в больничных листах

Как использовать электронные больничные

В процессе оформления и оплаты электронных больничных листов участвуют три стороны:

• медицинское учреждение;
• работодатель;
• Социальный фонд.

Если хотя бы одно из этих звеньев не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить электронный документ не получится. Вот шаги для перехода работодателя на электронные больничные листы:

1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это самый удобный вариант, так как через эту систему работодателю поступают уведомления обо всех изменениях, связанных с больничными листами — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Однако, компания может работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале Госуслуг.
3. При необходимости обучить бухгалтера работе с новой программой и получить для него цифровую подпись.
4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.

Работодатель не обязан информировать сотрудников о переходе на электронные больничные, так как это уже предусмотрено законодательством.

Если все подготовительные мероприятия завершены, рассмотрим, как работает электронный больничный лист на практике:

1. Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
3. Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии больничного листа.
4. Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или в личном кабинете страхователя по номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполняется автоматически, но их все равно следует проверить и при необходимости исправить.
5. После заполнения и подписи листок направляется в Соцфонд.
6. Фонд самостоятельно рассчитывает и выплачивает пособие.

Если работник во время болезни фактически работал, работодатель оплачивает отработанные дни, а не выплачивает пособие. В таком случае, при поступлении запроса от Соцфонда, бухгалтер должен указать, что пособие не положено.

Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных

Как заполнять больничные по новым правилам

В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержатся подробные инструкции по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в старом бумажном бланке, необходимо указать:

• средний заработок для начисления пособия;
• страховой стаж;
• сумму к выплате;
• дата начала работы.

В инструкции указаны действия работодателя при обнаружении ошибок в электронном больничном листе. Если ошибки выявлены бухгалтером, документ переполняется и направляется в Соцфонд с объяснением причин. Если ошибки найдены сотрудниками фонда, они направляют запрос с просьбой уточнить данные.

Для правильного заполнения документа установите актуальное программное обеспечение и обновления. После заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.

Оплата цифрового больничного листа происходит традиционным способом: работодатель выплачивает пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное оплачивает Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.

Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен

Печатать или не печатать

Что написано пером, не вырубишь топором. На многих предприятиях придерживаются этого принципа, поэтому кадровики и бухгалтеры знают, как распечатать электронный больничный лист. Но нужно ли это делать? Согласно официальному сайту Соцфонда, распечатывать и хранить копию ЭЛН не требуется. Цифровой документ обладает той же юридической силой, что и бумажный, и хранится в информационной системе «Соцстрах».

Эксперты КонсультантПлюс объясняют, как работать с электронными больничными. Используйте их инструкции бесплатно.

Больничные на Госуслугах

Согласно информации Минцифры, граждане могут просматривать свои электронные больничные листы в любое время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

• номер документа;
• данные врача;
• информация о медицинском учреждении;
• данные о периоде нетрудоспособности.

Электронный больничный на сайте Госуслуг

Пользователи с подтверждённой учетной записью на сайте Госуслуг могут получать уведомления о своих электронных больничных в Личном кабинете. Здесь отображается информация по каждому электронному больничному, внесенному в систему медицинской организацией. Эти данные включают:

• дату выдачи больничного;
• период выдачи больничного;
• причину нетрудоспособности;
• количество рабочих дней нетрудоспособности;
• должность и фамилию врача, оформившего больничный;
• информацию о медицинской организации, выдавшей больничный;
• данные о работодателе и другие сведения.

Преимущества электронных больничных

Листок нетрудоспособности освобождает человека от работы в случае болезни, карантина, беременности или необходимости ухода за больным членом семьи. Во время действия ЭЛН выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, которое рассчитывается на основании доходов за последние два года и трудового стажа.

1. Снижение объема документооборота. Хранение ЭЛН осуществляется СФР, поэтому их не нужно распечатывать, что уменьшает нагрузку на кадровиков и бухгалтеров.

2. Невозможность подделки. ЭЛН заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) врача, что исключает возможность подделки.

3. Легкость корректировки. Исправить электронный документ проще, чем бумажный.

4. Удобство. Работодателю достаточно один раз установить программное обеспечение и выбрать способ обмена информацией с фондом.

«Главный минус электронного больничного листа заключается в том, что нельзя получить его бумажную версию. Некоторым сотрудникам и работодателям, несмотря на все достоинства ЭЛН, удобнее работать с бумажными документами, а не с единой информационной системой», — утверждает Алла Матюхина, методолог отдела методологии и контроля качества департамента услуг по кадровому администрированию и расчету заработной платы Unicon Outsourcing.

Условия для получения ЭЛН

Электронный больничный лист доступен не всем жителям России. Для его получения необходимо быть официально трудоустроенным, а работодатель должен делать взносы в Социальный фонд России. Вот полный список условий, необходимых для оформления больничного листа в 2024 году:

• наличие паспорта или другого удостоверяющего личность документа;
• официальное трудоустройство на территории России по трудовому договору или договору ГПХ;
• взносы работодателя в СФР за сотрудника;
• действующий СНИЛС и полис обязательного медицинского страхования.

Электронный больничный можно оформить в следующих случаях:

• болезнь или травма, включая производственные;
• уход за больным членом семьи, включая детей;
• карантин;
• протезирование по медицинским показаниям;
• лечение в санатории после стационара;
• беременность.

Безработные и самозанятые в России не имеют права на пособие по временной нетрудоспособности. Исключение составляет ситуация, когда с момента увольнения прошло менее 30 дней. В таком случае оплатят 60% от среднего заработка на последнем месте работы по той же схеме: первые три дня возмещает бывший работодатель, остальные – СФР.

Согласно федеральному закону № 255-ФЗ, такие выплаты положены только в случае болезни или травмы бывшего работника и не распространяются на санаторное лечение, беременность или отпуск по уходу за ребенком. Если человек трудоустроен у нескольких работодателей, ЭЛН оформляется по каждому месту работы.

Первые три дня больничного в России оплачивает работодатель, все последующее время выплаты осуществляет Социальный фонд России. Если речь идет о беременности и родах, уходе за больным родственником, карантине, протезировании, травме, полученной на работе, или профзаболевании, пособие за весь период перечисляет СФР.

Если необходимо ухаживать за больным ребенком до 8 лет, больничный оплачивается в полном объеме независимо от стажа застрахованного, но не более 60 дней в году. В случае ухода за ребенком от 8 до 15 лет СФР оплачивает максимум 45 дней в году, а расчет больничного зависит от нескольких факторов:

• стажа застрахованного;
• вида лечения (амбулаторное или стационарное).

Период ухода за ребенком с инвалидностью, за который положен больничный, ограничен 120 днями в году, пребывание в стационаре с ВИЧ-инфицированным несовершеннолетним оплачивается за весь срок. Это также касается поствакцинальных осложнений и онкологических заболеваний.